Planiranje projekata je... Faze i karakteristike procesa, razvoja i pripreme plana

U toku planiranja donose se odluke kvalitativne i kvantitativne prirode koje omogućavaju postizanje ciljeva organizacije u budućnosti. Štaviše, u toku takvog rada moguće je odrediti tačno optimalne načine. Planiranje projekta je izrada tačne šeme prema kojoj će se odvijati razvoj organizacije. To vam omogućava da razmislite o svim detaljima, odaberete načine za rješavanje problema i postignete svoje ciljeve. O tome kako se takav posao izvodi biće reči dalje.

Svrha planiranja

Planiranje projekata važno je proces u poslovnom menadžmentu. Izuzetno je važno, tako da skoro svaka kompanija danas radi ovaj posao. Za to je potrebno neko vrijeme i sredstva, ali to se opravdava.

Kvalitet planiranja u procesu upravljanja projektima zavisi od njihove dalje implementacije. U toku takvog postupka vrši se inicijacija tokom koje se odobrava povelja, registar učesnika i bira strateški pravac daljeg razvoja.

Prvo se razrađuje redoslijed glavnih radnji. Nakon njihovog odobrenja, detalji su razrađeni.

Nakon što je izneo koncept budućeg projekta i glavne faze njegove promocije, menadžment će moći da prilagodi sve njegove faze, izabere najbolje načine za postizanje svojih ciljeva.

Planiranje projekata je važan proces u upravljanju. Omogućava vam da naknadno izvršite praćenje, blagovremeno ispravite kretanje na putu razvoja. Stvarni pokazatelji se upoređuju sa planiranim, što otkriva informacije o stepenu završenosti planiranih zadataka. U toku praćenja ažurirane informacije od eksterni i interni izvori se stalno uzimaju u obzir . Rokovi postavljeni planom, uslovima i pokazateljima mogu se promijeniti, jer moraju odgovarati stvarnoj situaciji.

Planiranje direktno utiče na sve procese upravljanja projektima. Dakle, svaka organizacija to obavlja. Nemoguće je bilo šta kontrolisati, ako nema jasno uspostavljen slijed radnji. Ove faze su zadaci čije ispunjavanje dovodi do postizanja cilja. Ako nešto krene po zlu kako je planirano, menadžer identifikuje uzroke takvih pojava, donose se odluke o pravim akcijama u datim okolnostima.

Proces planiranja je početna faza životnog ciklusa projekta. Bez toga je nemoguće postići željeni rezultat.

Zadaci planiranja

Planiranje ciljeva projekta uključuje razvoj sistema zadataka koji, kao i koraci, vode do njihovog postizanja. Predstavljeni rad vam omogućava da i prije početka rada utvrdite da li je odabrani vrsta aktivnosti može donijeti profit. Svaki investitor nastoji da uloži svoja sredstva u najprofitabilniji, profitabilniji projekat. Moguće je ocrtati glavne parametre i rezultate budućih aktivnosti, izabrati adekvatne, realne načine za njihovo postizanje tokom planiranja.

Da bi posao bio produktivan, organizacija će morati da reši niz zadataka. Ako se tokom proračuna pokaže da je rezultat takve aktivnosti negativan (kompanija će dobiti gubitak), nedovoljno visok, potrebno je identificirati uzroke ove pojave. Izvršavanjem određenih podešavanja moguće je povećati efikasnost projekta. Izmjene se mogu izvršiti u svakoj fazi realizacije zadataka. Oni mogu biti sljedeći:

• Detaljno, pojašnjenje svrhe (ili ciljeva) dizajna, određivanje željenog rezultata događaja.
• Određivanje obima i sastava budućeg rada.
• Evaluacija vrijeme za svaka faza.
• Obračun budžetskih troškova projekta.
• Kreira se kalendarski plan i izračunava se budžet svake faze.
• Potreba za resursima. određuje se, obračun se vrši za svaku fazu projekta i aktivnosti organizacije u ovom pravcu u cjelini.
• Izrađuje se logistički plan.
• Provodi se procjena rizika, kreira se metodologija za tačan odgovor u slučaju opasnih situacija.
• Detalji događaja su detaljno objašnjeni.
• Detalji su dogovoreni sa svim učesnicima u procesu.
• Odgovornost za obavljanje poslova i obavljanje postavljenih zadataka raspoređena je između izvođača i menadžera.
• Planirane interakcije i procedure planiranja menadžmenta se razjašnjavaju.

Upravljanje projektima i planiranje projekata usko su povezani. Samo dosledno ispunjavanje zadataka postavljenih u dogovorenom roku i u potpunosti može garantovati postizanje cilja, profit u toku aktivnosti kompanije.

Glavni

U procesu organizovanja planiranja projekta vrši se niz obaveznih i dodatnih radnji. Bez obzira na organizaciju, aktivnosti, one se primenjuju tokom stvaranja zajedničkog strateškog koncepta. Obavezni procesi uključuju sljedeće:

• Opis i dalja dokumentacija svih planiranih zadataka, sadržaj projekta.
• Definicija glavnih faza projekta, njihovi kasniji detalji.
• Priprema procijenjenih procjena. Ukupni troškovi svih resursa, potrebno za procesi izvršenja projekta.
• Izrada akcionog plana korak po korak, čija će implementacija dovesti do postizanja postavljenih ciljeva.
• Opisan je redoslijed radova.
• Utvrđuju se zavisnosti tehničke prirode, kao i ograničenja u obavljenom poslu.
• Izračunavanje vremena potrebnog za završetak svakog faza rada, određivanje troškova rada i drugih resursa koji će biti potrebni u svakoj fazi proizvodnog ciklusa.
• Određivanje vrste, skupa resursa, kao i njihovog obima.
• Navođenje stvarnih rokova za završetak radova, ako su resursi ograničeni.
• Kreiranje budžeta i povezivanje procijenjenih troškova za svaku vrstu posla.
• Stvaranje gotovog plana.
• Prikupljanje rezultata drugog istraživačkog rada tokom projektovanja, raspored planiranih vrednosti u jednom dokumentu.

Tokom planiranja i razvoja projekta, ove akcije su obavezne.

Pomoćne procedure

Tokom planiranja implementacije projekta neki procesi možda neće biti potrebni. Tek kada postoji potreba za njima, menadžer ih uključuje na opštu listu. Takvi pomoćni procesi uključuju sljedeće:

• Planiranje standarda kvaliteta, postavljanje njihovog maksimalnog dozvoljenog raspona. Također se raspravlja o načinima postizanja potrebnog nivoa karakteristika gotovog proizvoda.
• Planiranje u oblasti organizacije, što podrazumijeva raspodjelu funkcionalnih kompetencija, odgovornosti i podređenosti među svim učesnicima projekta.
• Zapošljavanje kadrova sa odgovarajućim nivoom kvalifikacija, radnim iskustvom, čije će aktivnosti omogućiti realizaciju projekta u najkraćem mogućem roku. U nekim slučajevima potrebno je formiranje dobro koordiniranog timskog rada.
• Uspostavljanje komunikacija za pružanje članova projekta sa potrebnim informacijama.
• Identifikacija vrsta projektnih rizika, njihova procjena i dokumentacija. Ovo omogućava da se identifikuju i eliminišu faktori neizvesnosti u fazi planiranja, da se proceni stepen njihovog mogućeg uticaja na projekat. U ovoj fazi izračunava se i povoljan i nepovoljan scenario za razvoj situacije tokom implementacije odabrane strategije.
• Planiranje logističkih procedura. Tačno je propisano koje će se sirovine, drugi potrebni materijali i resursi kupovati od spoljnih organizacija, u kojoj količini, kao i sa kojom frekvencijom će se vršiti isporuke.

Tokom planiranja projektnih procesa mogu biti potrebne i druge radnje. Zavisi od ciljeva koje organizacija ostvaruje tokom svog rada.

Faze planiranja

Postoje 4 glavne faze planiranja projekata. Predložila ih je konsultantska kompanija Booz Allen & Hamilton.

Standardni model planiranja izgleda ovako:

Faza 1. Formiranje ciljeva

Postoje dvije vrste ciljeva. Mogu biti formalne ili stvarne. U prvom slučaju postavljaju se kriteriji za utvrđivanje korisnosti projekta. Formalni ciljevi proizilaze iz motivacije menadžera. Pravi ciljevi su načini na koje se formalni ciljevi mogu postići.

Faza 2. Analiza problema

Tokom ove faze planiranja utvrđuje se stvarno stanje organizacije. Zatim se daje prognoza o njenom budućem stanju. Nakon toga se vrši definicija postojećih problema, za koje se sistemi ciljeva suprotstavljaju rezultatima prediktivne analize. To vam omogućava da strukturirate probleme kao rezultat.

Faza 3. Potražite alternative

Ovo su rješenja koja isključuju jedni druge.

Faza 4. Evaluacija alternativa

Određuje se prihvatljivost svakog od postojećih scenarija. Procjenjuje se efikasnost i stepen rizika svake odluke, nakon čega se donosi odgovarajuća odluka. Optimalna alternativa ne bi trebala biti samo praktično izvodljiva, već i legitimna, što vam omogućava da se što više približite svom cilju. Istovremeno uzimaju u obzir postojeća ograničenja u vremenu, resursima itd. .

Prilikom kreiranja teritorijalnog, industrijskog ili drugog tipa projekta planiranja, svakako ga iskoristite u budućnosti za usporedbu stvarnih rezultata sa planiranim. Ovo vam omogućava da upravljate napretkom ka zajedničkom cilju, blagovremeno izvršite odgovarajuća prilagođavanja.

Planiranje kalendara

Vrijedi napomenuti da se kalendarsko planiranje projekta zasniva na malo drugačijoj šemi. Ističe 5 glavnih faza:

1. Definiranje djela i njihovo pisanje kao popis. U nekim slučajevima menadžeri griješe ne navodeći sve procese odjednom. Da bi se isključio takav fenomen, preporučuje se korištenje metode sekvencijalnog raspadanja tokom određivanja predstojećih radova.
2. Za svaku odabranu poziciju određuju se redoslijed i trajanje. Zavisi od tehnoloških karakteristika predstojećeg rada. U tu svrhu koristi se i tehnika razlaganja, koja je dopunjena stručnim procjenama. To vam omogućava da tačno odredite planirano trajanje svake operacije. Da biste to učinili, možete koristiti tehniku brainstorminga, koja vam omogućava da razmotrite karakteristike tehnologije sa različitih gledišta.
3. Određena je vrsta resursa i njihova dostupnost. To mogu biti finansije, materijali, rad, informacije itd. Raspored završenih radova korelira sa rasporedom logistike, finansiranja itd. e. Sve faze treba da budu međusobno povezane, čine kontinuirani proces. Ovo izbjegava poremećaje u procesu proizvodnje. U isto vrijeme, oskudni resursi zahtijevaju posebno razmatranje. Oni u velikoj mjeri određuju trajanje i redoslijed čitavog niza nadolazećih radova.
4. Ograničenja su nametnuta izvana. To uključuje sezonalnost proizvodnje, proizvodnost zaliha opreme i druge vanjske faktore.
5. Stvara se sistem koji odgovara na nastale rizike tokom upravljanja projektima. Planiranje projekta počinje njihovom analizom. Za najvjerovatnije i najopasnije prijetnje razvijaju se odgovarajuće mjere odgovora.

Principi planiranja

Tokom planiranja poslovnog projekta, menadžer se mora pridržavati određenih principa. Glavni su:

• Svrsishodnost. Realizacija projekta teži jasnom, konačnom cilju, bez prskanja po beznačajnim zadacima.
• Dosljednost. Menadžment budućeg projekta treba da bude holistički, složen. Istovremeno se uzimaju u obzir posebnosti njegovog razvoja i kompilacije. U nekim slučajevima, projekat se može podijeliti na podsisteme. Oni će takođe biti međusobno povezani. Istovremeno, promjene u jednom sistemu podrazumijevaju promjene u drugoj strukturi. Podjela projekta na nekoliko dijelova omogućava vam da pratite unutrašnje veze i interakcije elemenata, odaberete njihovu najefikasniju strukturu. Evaluacija implementacije projekta u ovom slučaju može se dati u smislu kvalitativnih i kvantitativnih procesa.
• Složenost. Fenomeni se razmatraju sa stanovišta njihove povezanosti i zavisnosti. Za to se koriste različite metode i pristupi upravljanju.
• Sigurnost. Tokom planiranja projekta predviđeno je da sve aktivnosti budu popunjene potrebnim resursima.
• Prioritet. Glavna pažnja u razvoju projekta posvećena je glavnim, najvažnijim zadacima. Njihova definicija zavisi od opšteg koncepta razvoja u budućnosti.
• Ekonomska sigurnost. Izračunava se stepen gubitaka i gubitaka koje organizacija ima u slučaju neuspjeha planiranog događaja. Rizici se uopšte ne mogu izbjeći, ali ih je potrebno procijeniti i donijeti opravdane odluke u tom pravcu.

Strukturiranje projekta

Tokom planiranja projekta potrebno je strukturiranje. Hijerarhijski slijed rada uključuje podjelu cijelog projekta na zasebne dijelove. Ovo vam omogućava da detaljno opisujete komplekse na različitim nivoima. Ovaj pristup pojednostavljuje upravljanje procesima.

Strukturiranje vam omogućava da uradite sljedeće:

• Odredite opseg posla za postizanje ciljeva srednjeg tipa.
• Pratite napredak projekta, procijenite mogućnost postizanja svih njegovih ciljeva.
• Izvještavanje se kreira prema optimalnoj strukturi.
• Uspostavljaju se kontrolne tačke uz pomoć kojih se ocjenjuje napredak projekta.
• Odgovornost je pravilno raspoređena među izvođačima.
• Svi članovi tima dobijaju objektivne, razumljive informacije o ciljevima i zadacima projekta.

Greške u strukturiranju

Neki menadžeri prave greške tokom strukturiranja, što negativno utiče na postizanje njihovih ciljeva. Glavne su sljedeće radnje:

• Faza strukturiranja se općenito preskače. Menadžer ide pravo na pronalaženje rješenja za probleme tekućeg perioda.
• Koriste se samo organizacione jedinice, ne uzimaju se u obzir konačni proizvodi ili korišteni resursi.
• Strukturiranje ne pokriva cijeli projekat.
• Elementi strukture se ponavljaju.
• Ne postoji integracija struktura u skladu sa specifičnosti pripreme projektne dokumentacije i finansijskih izvještaja.
• Struktura je previše detaljna ili nedovoljno detaljna.
• Pojedinačni elementi projekta ne mogu se obrađivati na računaru.
• Nematerijalni krajnji proizvodi (usluga, usluge itd.) se ne uzimaju u obzir. e.).

Osnove za strukturiranje

Planiranje projekata je odgovoran posao. Strukturiranje treba da se uradi ispravno. Izvodi se po sljedećim osnovama:

• Periodi životnog ciklusa projekta koji se kreira.
• Karakteristike strukture podjela.
• Komponente rezultata koje će biti primljene nakon završetka projekta.
• Proces, funkcionalni elementi rada kompanije.
• Geografski položaj objekata.