Projektovanje organizacionih struktura: metode, principi, faze i elementi

Projektovanje organizacionih struktura je metodologija korak po korak koja identifikuje disfunkcionalne aspekte toka posla, procedura i sistema, obnavlja ih u skladu sa trenutnom poslovnom realnošću i ciljevima, a zatim razvija planove za implementaciju novih promena. Proces ima za cilj poboljšanje tehničkog i kadrovskog dijela poslovanja.

Za većinu kompanija proces dizajna dovodi do značajnijeg poboljšanja organizacije, poboljšanih rezultata (profitabilnost, korisnička usluga, unutrašnje poslovanje) i zaposlenih koji su osnaženi i posvećeni poslu.

Posebnost procesa projektovanja je integrisani i holistički pristup unapređenju organizacije, koji utiče na sve aspekte korporativnog života, tako da prilikom izrade prave metodologije možete postići sledeće prednosti:

1. Odlična usluga za korisnike.
2. Povećanje profitabilnosti.
3. Smanjeni operativni troškovi.
4. Poboljšana efikasnost i vreme ciklusa.
5. Kultura posvećenih i angažovanih zaposlenih.
6. Jasna strategija za upravljanje i razvoj vašeg poslovanja.

Dizajn se odnosi na integraciju ljudi sa glavnim poslovnim procesima, , tehnologije i sistemi. Dobro dizajnirana organizacija osigurava da oblik kompanije odgovara njenom cilju ili strategiji, odgovara izazovima povezanim sa realnošću poslovanja i značajno povećava vjerovatnoću da će kolektivni napori ljudi biti uspješni.

Kako kompanije rastu i zadaci u eksternom okruženju postaju složeniji, poslovni procesi, strukture i sistemi koji su nekada radili postaju prepreke efikasnosti, korisničkoj službi, moralu zaposlenih i finansijskoj profitabilnosti.

Organizacije koje se ne ažuriraju periodično pate od simptoma kao što su:

1. Neefikasan tok posla sa kvarovima i koracima bez dodatne vrijednosti.
2. Pretjerani napor ("nemamo vremena da nešto uradimo kako treba, ali imamo vremena da to ponovimo").
3. Fragmentiran rad sa malo pažnje na dobro uopšte.
4. Nedostatak znanja i orijentacija za klijente.
5. Nedostatak odgovornosti ("to nije moj posao").
6. Prikrijte i krivite, a ne Identificirajte i rješavajte probleme.
7. Kašnjenja u donošenju odluka.
8. Ljudi nemaju informacije ili autoritet za rješavanje problema.
9. Za upravljanje je odgovorno upravljanje, a ne linija fronta rješavanje problema, kada nešto krene po zlu.
10. Potrebno je dosta vremena da se nešto uradi.
11. Sistemi su loše definisani ili pojačavaju nepravilno ponašanje.
12. Nepovjerenje između zaposlenih i menadžmenta.

Korištene metode

Važno je uzeti u obzir da su uključeni različiti sistemi interakcije. Iako se proces projektovanja organizacionih struktura prilagođava veličini, složenosti i potrebama bilo koje firme, to nije ograničeno samo na interne zahteve višeg menadžmenta. Svaki put rješenja se izrađuje pojedinačno. Sam sistem se zasniva na sledećim metodama, koje će biti navedene u nastavku.

1. Povelja o procesu planiranja

Kao viši menadžeri, okupili ste se kako biste razgovarali o aktuelnim poslovnim rezultatima, stanju kompanije, ekološkim zahtjevima, kao i potrebi pokretanja takvog procesa. Koji su sljedeći koraci? Vi postavljate povelju za proces projektovanja organizacionih struktura. Uključuje "razlog promjene", željene rezultate, obim, alokaciju resursa, vrijeme, učešće, komunikacijsku strategiju i druge parametre koji će voditi projekat.

S vremena na vrijeme, menadžment može proći kroz bilo koji proces strateškog planiranje ili proces razvoja tima prije pokretanja inicijative za promjenu projekta, ovisno o tome koliko jasno razumiju svoju strategiju i koliko dobro rade zajedno kao tim.

2. Razvoj nove politike

Menadžerski tim (ili drugi zaposleni koji su pozvani da učestvuju u procesu) gledaju naprijed i dizajniraju organizacione strukture koje uključuju preporuke za "idealnu budućnost". Na ovom nivou, koraci u ovom procesu uključuju sljedeće tačke:

1. Definisanje Vašeg Osnovnog Organizacionog Principa.
2. Optimizacija glavnih poslovnih procesa koji dovode do prihoda ili rezultata za klijente.
3. Dokumentacija i standardizacija procedura.
4. Organizovanje ljudi okolo osnovni procesi. Određivanje broja osoblja, potrebno za glavni posao.
5. Definiranje zadataka, funkcija i vještina. Koje su metrike performansi za svaku funkciju tima? Kako se ocjenjuju i odgovaraju?
6. Identifikacija potreba za opremom, planiranje i osoblje različitih grupa i odjela u cijeloj organizaciji.
7. Identifikujte resurse podrške (finansije, prodaja, osoblje), misiju, osoblje i gde bi trebalo da se nalaze.
8. Definisanje strukture upravljanja koja pruža stratešku, koordinacionu i operativnu podršku.
9. Unapređenje koordinacionih i razvojnih sistema (zapošljavanje, obuka, , nadoknada, , razmjena informacija, postavljanje ciljeva).

U nekom trenutku, proces projektovanja se pretvara u planiranje tranzicije, jer se postavljaju kritični datumi implementacije i kreiraju konkretni akcioni planovi za implementaciju novog projekta.

A ključni dio ovog koraka je informisanje ostalih članova organizacije o napretku. Razvijen je komunikacijski plan koji uči ljude šta se dešava. Obrazovanje donosi svest, a uključivanje svih je na početku posvećenosti.

3. Implementacija projekta

Sada je zadatak da projekat oživi. Metode projektovanja organizacionih struktura uvek treba da sadrže elemente implementacije. Bez njih zadaci neće biti obavljeni. Ljudi su organizirani u prirodne radne grupe koje uče novi plan, timske vještine i formiranje inicijativnih grupa. Istražuju se nove radne uloge i uspostavljaju se novi odnosi unutar i izvan jedinice.

Oprema i tehnička sredstva su preuređeni. Sistemi nagrađivanja, sistemi za poboljšanje efikasnosti, razmjena informacija, donošenje odluka i sistemi upravljanja su promijenjeni i prilagođeni. Djelimično, to se može učiniti brzo. Neke kompanije mogu zahtevati detaljnije informacije i biti implementirane tokom dužeg vremenskog perioda.

Osnovni principi

Metode projektovanja organizacione strukture obavljaju različite poslovne funkcije. Osmišljeni su da zadovolje specifične motive. Takođe treba uložiti napore da se organizaciona struktura uskladi sa promenljivim potrebama. Dobar sistem ne samo da olakšava komunikaciju, već donosi i efikasnost u različitim segmentima. Stoga je važno obratiti pažnju na principe prilikom razvijanja.

1. Promovisanje efikasnosti

Projektovanje organizacione strukture preduzeća uključuje neke pozitivne elemente za zaposlene. Kao odgovor, možete dobiti pozitivan odgovor od zaposlenih. Glavna svrha organizacione strukture je da donese efikasnost različitim funkcijama. Sistematski rad neće ostaviti ništa nasumično, a svaka radnja će biti koordinirana kako bi se izvršila maksimalno.

Članovi organizacije nastoje maksimizirati proizvodnju dobara i usluga iz datih resursa. Ulažu se napori za sistematske, racionalne i koordinirane napore za kontrolu različitih otpada i gubitaka. Osmišljeni su različiti organizacioni modeli kako bi se osigurala efikasnost operacija. Odlučni su u postizanju svojih ciljeva.

2. Mrežne konekcije

Projektovanje organizacione strukture preduzeća uključuje i trenutak stvaranja kontakata u svim odeljenjima. Komunikacija je pitanje broj jedan u svakoj organizaciji. Dobra struktura pruža odgovarajući komunikacijski kanal između ljudi koji rade u organizaciji. Uspostavljeni odnosi u izvještavanju i hijerarhija onih koji izvještavaju također su naznačeni u dobroj strukturi. Postoji potreba za horizontalnim, vertikalnim i bočnim komunikacionim procesom, a to sprovodi dobro planirana struktura.

3. Optimalno korišćenje resursa

Pravilna raspodjela resursa također pomaže u njihovoj optimalnoj upotrebi. Projektovanje organizacione strukture organizacije dodeljuje važnije mesto aktivnostima u cilju postizanja zajedničkih ciljeva. Aktivnosti se postavljaju prema njihovom značaju u sistemu, a daju se odgovarajuće preporuke za raspodjelu resursa. Optimalna alokacija imovine važna je za rast poslovanja.

4. Zadovoljstvo poslom

Dobar dizajn organizacione strukture organizacije osigurava jasan raspodjela odgovornosti i odgovornosti različitih ljudi koji rade u poslu. Poslovi se raspoređuju prema njihovom znanju, iskustvu i specijalizaciji. Ljudi dobijaju priliku da objasne svoj rad. Kada ljudi budu u mogućnosti da rade u utvrđenim granicama, biće zadovoljstva od posla.

5. Kreativno razmišljanje

Principi dizajniranja organizacionih struktura mogu uključivati predmet slobodno planirajte i izvršite svoj rad. To omogućava osobi da razmišlja i razvija nove i bolje načine za izvršavanje zadataka. Organizaciona struktura pokušava smjestiti ljude na mjesta na kojima su najpogodniji. Mnogi ljudi su svojom kreativnošću doprinijeli razvoju menadžerskog mišljenja u određenom dijelu kompanije.

6. Jednostavnost upravljanja

Principi projektovanja organizacionih struktura takođe se zasnivaju na optimizaciji ovog procesa. Postoji mnogo ljudi koji rade u poslu. Treba definisati njihovu funkciju i raspodijeliti odgovornosti prema zahtjevima organizacije. Dobra struktura pomoći će u uspostavljanju odnosa između ljudi koji rade na različitim pozicijama. Organizacioni sistem - je mehanizam kroz koji menadžment usmjerava, koordinira i kontroliše aktivnosti različitih pojedinaca.

Dobro osmišljena struktura pomoći će i menadžmentu i poslovanju. Garantuje se da nijedna aktivnost ne ostaje bez nadzora, a rad se raspoređuje prema mogućnostima osoba koje je obavljaju. Dobro osmišljene faze dizajniranja organizacione strukture velika su pomoć za dobro upravljanje. Smatrajte ih.

Faze projektovanja

Sistem koji se stvara mora ispunjavati uslove poslovanja. Ovo bi trebalo da obezbedi optimalno korišćenje rada, a različite funkcije treba pravilno obavljati. Neophodni su harmonični odnosi među ljudima na različitim pozicijama. Projektovanje strukture je važan zadatak koji treba pažljivo osmisliti. Glavne tačke za koje se razvija potpuno planiranje bit će navedene u nastavku.

Faza 1: definicija aktivnosti

Treba definisati radnje koje je potrebno izvršiti za postizanje ciljeva kompanije. Također je potrebno definirati funkcije koje se moraju izvršiti za postizanje različitih ciljeva i radnje povezane s tim funkcijama. Bez ove faze dizajniranja organizacione strukture, menadžeri neće moći postići željeni rezultat.

Glavni aktivnosti podijeljeni su u brojne podvrste svake industrije. Prilikom definisanja tipova treba imajte na umu, da nijedna od njih nije izbjegla dupliranje radnji, a različite funkcije se obavljaju na koordiniran način.

Faza 2: grupisanje aktivnosti

Usko povezane i slične aktivnosti grupirane su za odjele i različite industrije. Koordinacija između aktivnosti može se postići samo odgovarajućim akumulacijom. Grupisane aktivnosti mogu se dodijeliti različitim pozicijama. Izdavanje uputstava pojedincima stvara autoritet i odgovornost. Takav faktor projektovanja organizacionih struktura omogućava povećanje važnosti određenog zaposlenog. Ovlaštenja se delegiraju na niže nivoe različitih odjela i utvrđuje se odgovornost.

Faza 3: delegiranje vlasti

Delegiranje je administrativni proces kada ljudi rade nešto drugo, preuzimajući odgovornost na njih. Kada se u organizaciji stvore različita radna mjesta, tim osobama se dodjeljuje posao. Za obavljanje posla potrebna su ovlaštenja. Ovlašćenja se prenose na različite osobe u skladu sa raspodjelom odgovornosti. Završna faza dizajniranja strukture organizacionog upravljanja trebala bi to jasno odražavati. U procesu dodjele zadatka u organizaciji stvaraju se ovlašćenja, sistem koji određuje ko će s kim formalno komunicirati.

Karakteristike dobrog sistema

Dizajn organizacione strukture pretpostavlja da kreirani uređaj mora zadovoljiti različite potrebe i zahtjeve kompanije. Treba imati na umu da svako preduzeće ima svoj jedinstveni oblik upravljanja. Ako posmatramo karakteristike u cjelini, generalizirajući, izgledat će kao u nastavku.

1. Jasna linija autoriteta

Osnove projektovanja organizacionih upravljačkih struktura počinju stvaranjem osnovne hijerarhije. Trebala bi postojati jasna linija snage od vrha do dna. Prenos ovlašćenja treba da se vrši u fazama iu skladu sa prirodom dodeljenog posla. Svako u organizaciji treba da ima potpuno razumevanje rada i ovlašćenja koja su delegirana određenoj osobi. U nedostatku ove jasnoće, nastaće konfuzija, sporovi i sukobi.

2. Adekvatno delegiranje ovlašćenja

Zadaci projektovanja organizacionih struktura dodatno obuhvataju kompetentnu raspodelu odgovornosti. Delegiranje ovlašćenja mora odgovarati utvrđenoj odgovornosti.

Ako nema dovoljno snage za primanje dodijeljenog zadatka, posao neće biti završen. Ponekad menadžeri dodjeljuju zadatke podređenima, a da im ne daju odgovarajuća ovlaštenja, što ukazuje na nedostatak donošenje odluka sa njihove strane. Neadekvatni zadaci će stvoriti probleme podređenima, jer oni možda neće moći ispuniti utvrđeni uslov.

od 3. Manje nivoa upravljanja

Elementi dizajna organizacione strukture treba da isključe složene šeme. Koliko god je to moguće, potrebno je smanjiti, ali u razumnim granicama, nivoe upravljanja. Što je veći broj ovih nivoa, to je više kašnjenja u rukovanju. Prenos odluka odozgo prema dolje trajat će duže.

Slično, informacijama sa nižih nivoa će biti potrebno dosta vremena da dođu do vrha. Broj nivoa upravljanja zavisi od prirode i obima operacija. Za svaki problem ne može se odrediti određeni broj struktura, ali treba uložiti napore da se oni minimiziraju. Ova optimizacija će smanjiti utrošeno vrijeme.

4. Kontrolni domet

Proces projektovanja organizacione upravljačke strukture također treba uključiti nadzorne funkcije. Stepen nadzora se odnosi na broj ljudi koje menadžer može direktno kontrolisati. Osoba treba da prati samo broj podređenih sa kojima može direktno da komunicira.

Broj ljudi koje treba nadgledati ne može se svuda utvrditi, jer će to zavisiti od prirode posla. Moraju se uložiti napori da se osigura praćenje dobro vođene grupe, inače će doći do neefikasnosti i niske produktivnosti.

5. Jednostavnost i fleksibilnost

Pristupi dizajnu organizacionih struktura ne bi trebalo da budu komplikovani. Ne dodajte nepotrebne nivoe kontrole. Dobra struktura treba da izbegne dvosmislenost i konfuziju. Sistem takođe mora biti fleksibilan za prilagođavanje prema promenljivim potrebama.

Može doći do proširenja ili diverzifikacije, što bi zahtijevalo reklasifikaciju odgovornosti i odgovornosti. Organizaciona struktura bi trebala biti u mogućnosti da uključi nove promjene bez prilagođavanja glavnih elemenata. To će vam omogućiti da ne mijenjate sve prethodno uvedene odredbe.

Osnovni elementi

Analiza dizajna organizacione strukture treba da pokaže strategiju raspoređivanja talenata u kompaniji. Hoće li ova implementacija postići poslovni cilj dijelom ovisi o snazi cijelog internog sistema. Organizacioni projekat stvara radne odnose među ljudima, postavlja granice odgovornosti i određuje ko je kome odgovoran.

Postoje nekoliko načina za strukturiranje kompanija. Ispravni principi projektovanja organizacionih upravljačkih struktura proizilaze iz potreba i težnji kompanije. Na osnovu toga promovišu prave ljude.

1. Strategija

Najbolji pristup organizacionom projektu uzima u obzir strateške planove kompanije. Takvi događaji, u međuvremenu, proizilaze iz vizije kompanije. Misija-razlog postojanja biznisa - njegova svrha.

Vizija je najveće dostignuće kompanije, realizacija postavljenih zadataka. Cela strategija pokušava da realizuje viziju, a organizaciona struktura treba da podrži ove napore. Na primjer, kompanija koja je odlučila ući na inostrana tržišta može se spojiti u Geografske podjele. Promjene u strategiji zahtijevaju ažurirani strukturalni projekat

2. Faktori okoline

Organizacioni dizajneri ne mogu zanemariti poslovno okruženje u kojem zaposleni rade. Nepredvidiv sistem koji se brzo mijenja zahtijeva fleksibilnost, prilagodljivost i međuagencijsku saradnju.

U takvoj situaciji, dizajn organizacione strukture menadžmenta preduzeća mehaničkog tipa ograničiće spretnost i odzivnost osoblja. Umjesto toga, programeri mogu izgraditi organski horizontalni sistem koji poravnava nivoe upravljanja i decentralizuje proces donošenja odluka. Istovremeno, stabilno okruženje omogućava upotrebu kontrola, dobro definisanih zadataka i centralizovane snage u mehanističkoj strukturi sa vertikalnim nivoima sve veće snage.

3. Veličina kompanije

Mala preduzeća s malim brojem ljudi često obavljaju različite funkcije, ponašaju se neformalno i ne pišu mnoga pravila. Budući da kompanija nastaje organski, bilo bi pogrešno pokušati joj nametnuti formalnu mehanističku strukturu. Dizajn organizacione strukture i sistema u ovom slučaju ne bi trebao uključivati imperativne i konzervativne elemente obavljanja internih aktivnosti.

Ovo će biti beskorisna akcija. Pored toga, nepotrebna birokratija može spriječiti provođenje operacija. Velike organizacije trebaju više kontrole i nadzora. Mehanistička struktura stvara jasnu odgovornost i odgovornost i stoga je pogodna za kompanije sa velikim brojem zaposlenih.

4. Starost kompanije

Na početku života kompanije, njena mala veličina pruža organske strukturne kvalitete koje promovišu fleksibilnost i efikasnost. Kako se kompanija razvija i širi, počinje:

• mehanizirajte, dodajući pravila, politike i procedure;
• vi od postavljanja jasno definiranih zadataka.;
• implementirati opsežne interne sisteme upravljanja i komandne lance.

Ukratko, zrelost rađa birokratiju. Što je kompanija starija, veća je vjerovatnoća da će unutrašnji sistem postati glomazan, stvarajući prepreku inovacijama, prilagodljivosti i brzim reakcijama. Proces projektovanja organizacione strukture treba da uzme u obzir u kojoj meri stara kompanija treba da se restrukturira kako bi smanjila svoj mehanizovani sistem. U suprotnom mogu nastati ozbiljni menadžerski i kadrovski problemi.

Strukturalni projekti

Strukturalni projekti imaju svoje prednosti i mane, tako da programeri treba da dobro razmisle o svakom koraku. Dvije zajedničke teme ovdje su funkcionalne i divizijske podjele. Funkcionalna struktura stvara odjeljenja u skladu sa aktivnostima kao što su proizvodnja, marketing i finansije.

Grupisane aktivnosti povećavaju efikasnost, ali mogu dovesti do barijera između odjela. Struktura divizije grupiše ljude prema proizvodu, kupcu ili geografskom položaju, zapravo stvarajući male kompanije sa sopstvenim marketinškim, finansijskim i proizvodnim mogućnostima. To čini podjele fokusiranim i odgovornim, ali duplicira poslovne aktivnosti između odjeljenja i unutar kompanije u cjelini.

Šema tipova kontrole

Organizacioni dijagram je vizuelni prikaz formalnog tipa dizajna. Plan prikazuje strukturu organizacije, odnose i nivoe relativne pozicije svake industrije. Ovo pomaže u organizaciji radnog mjesta, navodeći smjer kontrole za podređene.

Čak i malo preduzeće koje se sastoji od jedne osobe može koristiti neku vrstu organizacione šeme da vidi koje funkcije treba obavljati. Takvo planiranje i strukture vida rad i pomaže u realizaciji svih zadataka i rješavanju nastalih komunikacijskih problema.

Organizacione šeme nude sljedeće prednosti:

1. Efikasno prenijeti organizacione, uslužne i korporativne informacije.
2. Dozvolite menadžerima da donose odluke o resursima, obezbjeđuju osnova za upravljanje promjenama i prijenos operativnih informacija u cijeloj organizaciji.
3. Sve što treba da se desi u poslu je transparentno i predvidljivo.
4. Osigurajte brzu zamjenu formalne hijerarhije u poslu.
5. Govori svima u organizaciji ko je za šta odgovoran i ko kome odgovara.

Postoji, naravno, nekoliko ograničenja za tipove organizacionog dizajna:

• Oni su statični i nefleksibilni, često zastarjeli jer se firme mijenjaju i prolaze kroz faze rasta.
• Oni ne pomažu da se shvati šta se zaista dešava u neformalnoj organizaciji. Realnost je da su organizacije često prilično haotične.
• Ne mogu se nositi sa promjenom granica firmi zbog outsourcinga, informacione tehnologije, strateških saveza i mrežne ekonomije.

U ranim fazama, preduzeće može odlučiti da ne stvara formalnu organizacionu strukturu. Međutim, kompanija mora postojati i bez jasno definisanog plana kako bi tok razvoja bio uspješan. Većina malih preduzeća smatra da su organizacione šeme korisne jer pomažu vlasniku ili menadžeru da prati rast i promjene u svakoj industriji i smjeru.

Zaključak

Takav pristup dizajnu dovodi do značajnog poboljšanja kvaliteta, korisničke usluge, smanjenja vremena ciklusa, smanjenja prometa i izostanaka, povećanja produktivnosti sa 25 na najmanje 50%. Dobra vijest je da se plan može koristiti za gotovo svaku vrstu i veličinu preduzeća. Dužina vremena potrebnog za završetak dizajna varira ovisno o prirodi, veličini i resursima firme. Veliki i složeni projekti mogu se završiti za nekoliko dana. Malim firmama je potrebno mnogo manje vremena i resursa.