Rad u izvršnoj kancelariji: vrste dokumenata i uputstva

Rad sa dokumentima važan je u svakoj kompaniji i bilo kojoj instituciji. U cilju pojednostavljivanja ovog procesa, 2009. godine. vlada je odobrila Pravila za vođenje evidencije u federalnom izvršna tijela 477 (u daljem tekstu pravila). Razmotrimo osnovne principe ovog procesa, kao i vrste dokumenata, prema pravilima, u članku.

Malo istorije

Rusko upravljanje kancelarijama razvilo se u 3 perioda. Ovo je predrevolucionarno Vrijeme, u kojem je postojao naređen, kolegijalni i Izvršni ured; SSSR, kada jedinstvena država. razvijen je sistem i došlo je do prelaska na podršku za upravljanje dokumentacijom; savremeni kancelarijski rad.

Uredsko upravljanje razmatrano u članku pojavilo se kao rezultat reformi Aleksandra 1. Tada su najviše državne institucije bile Senat, Komitet ministara, Državno vijeće i Vijeće ministara. Njihova aktivnost bila je zasnovana na kolegijalnosti.

Zajedno sa formiranjem ministarstava, dat je podsticaj razvoju administrativnog sistema vođenja evidencije. Organizaciona struktura je počela da ima isti karakter, odluke o upravljanju donosili su isključivo službenici u okviru postojeće nadležnosti. Takođe je postavljen princip hijerarhije, dole u kojoj funkcije su raspoređene u strogom skladu sa dužnostima službenika različitih resora. Sve je to imalo veliki uticaj na činovnički rad ministarstava.

Izvršna kancelarija radi juče i danas

Prije usvajanja pravila postojalo je standardno uputstvo o izvršnom postupku. Međutim, odobrilo ga je Ministarstvo kulture i masovnih komunikacija u Ruskoj Federaciji, za razliku od pravila koje je izdala vlada Ruske Federacije. Moram reći da su pravila bila prvi dokument o vođenju evidencije koji je usvojen na tako visokom nivou.

Ova pravila važe za sljedeće strukture:

• Ministarstva, službe i agencije na saveznom nivou, na čijem je čelu Predsjednik, kao i strukture koje su podređene tim ministarstvima.
• Ministarstva na čelu sa vladom, kao i podređene strukture.
• Usluge i agencije na federalnom nivou koje vodi Vlada.

Takođe, ova pravila važe u odnosima regionalnih i opštinskih vlasti. U ovom slučaju, dokument predviđa tako široku primjenu na pravni osnov. A ranije postojeća uputstva o kancelarijskom radu u organima izvršne vlasti bila su direktno namijenjena samo federalnim agencijama, ali su ih zapravo primjenjivale svuda, čak i nevladine organizacije.

Odjeljak 6 pravila navodi dostupnost obaveznih podataka o dokumentu koji bi trebao biti uključen u elektronski tok dokumenata, kao i pretraživanje i računovodstvo (više o tome opisano je u nastavku). Da bi se procedura optimizovala, u pojedinim odeljenjima se izrađuju metodološka uputstva o kancelarijskom radu u organima izvršne vlasti. U njima su navedeni svi procesi.

Državne strukture često moraju da odgovaraju drugim organima, kao i pravnim i fizičkim licima. U tu svrhu odredbe su vođene Vladine Rezolucije 221 " o odobrenju pravila odredba poštanskih usluga". Ove norme su posebno potrebne ako iz ovog ili onog razloga primalac nastoji izbjeći informacije.

Dekoracija

Što se tiče pravila kancelarijskog rada u organima izvršne vlasti, potrebno je razjasniti sljedeće. Oni ne pripadaju onim dokumentima koji sadrže informacije o državnim tajnama. Ostale upute vrijede za potonje.

, kancelarijski rad saveznih organa izvršne vlasti sa drugim dokumentima evidentiran je u relevantnim uputstvima, koje državni organ razvija na osnovu pravila, uzimajući u obzir specifičnosti njegovih aktivnosti. Uputstvo odobrava rukovodstvo državne agencije na terenu arhivskih poslova.

Način kreiranja dokumenata opisan je u odeljku 3 Pravila. Dakle, ponavljaju određene odredbe koje su navedene u GOST R 6.30-2003 "Unified documentation systems". Relevantni dokumenti treba izdati na sljedeći način:

• Na obrascima. Sadrže detalje u gornjem lijevom uglu lista, ako se koristi ugaona verzija, ili u sredini duž gornje margine–kada se koristi uzdužna verzija.
• Na standardnim listovima A4 ili A5.
• Kao elektronski dokumenti.

Dokumenti koji se izdaju na standardnim listovima i obrascima imaju margine od 20 mm i 10 mm.

Osnovne informacije u dokumentima

Spisak detalja koji treba da budu sadržani na obrascu, kao i ostale informacije, uključuje sledeće podatke:

• Grb Rusije.
• Naziv državne strukture.
• Pozicija onoga koji je stavio svoj potpis.
• Zvanični.
• Vrsta dokumenta.
• Mjesto njegovog objavljivanja.
• Osnovne informacije o strukturi izvršne države.
• Adresa.
• Datum kompilacije.
• Broj dat tokom registracije.
• _dokumenti.
• Tekst.
• Lista aplikacija.
• Lešinar o odobrenju i odobrenju.
• Viza i pečat ili ovjera kopije.
• Informacije o izvođaču.
• Napomena o obavljenoj kontroli.
• Oznaka performansi.
• Napomena koju dokument sadrži povjerljive informacije.

Odobrenje dokumenata vrši se putem posete od strane ovlašćenog lica. Ako se formira direktno u Izvršnom državnom tijelu, tada se vrši koordinacija s drugim državnim strukturama, nakon čega se izdaje odgovarajući list, protokol ili pismo.

Tok dokumenata

Tok dokumenata izvršnih kancelarijskih poslova sastoji se od sljedeće dokumentacije:

• Dolazi.
• Brisanje.
• Unutrašnje.

Slanje i dostava se vrši poštom, elektronskom komunikacijom ili kurirskom komunikacijom.

Dolazna dokumenta

Sljedeće manipulacije treba izvršiti sa dolaznim dokumentima:

1. Primarna obrada, koja provjerava dostavu, dostupnost dokumenata, njihovu distribuciju po principu potrebe za registracijom ili njenog odsustva.
2. Registracija. Obično se rši istog dana kada je primljen ili kreiran dokument.
3. Njegovo razmatranje od strane menadžmenta izvršnog organa.
4. Prenos službeniku u svrhu izvršenja. Ako postoji više izvođača, tada se dokument prenosi odgovornoj osobi, a kopije se šalju ostatku.
5. Prema rezultatima izvršenja, plasman dokumenta u slučaju.

Ako govorimo o dokumentima u obliku žalbi građana, onda se oni razmatraju zasebno.

Odlazni i interni dokumenti

Dokumenti stvoreni nakon njihovog zaključenja od strane uprave izvršne državne agencije prenose se u službu koja se bavi kancelarijskim radom. Tamo se provjeravaju za ispravnost dizajna, kompletnosti i usklađenosti sa potrebnim brojem primjeraka. Ako se pokaže da je dokument netačno izdat, onda se vraća. Prijava se vrši nakon potpisivanja ili odobrenja – istog ili sljedećeg dana. Pošiljka se vrši u istom vremenskom okviru.

Dokumenti se prenose između odjela korištenjem usluge upravljanja uredima. Usluga takođe sažima i analizira podatke o broju pristiglih, kompajliranih i odlaznih papira i predstavlja ih menadžmentu.

Dokumentarnog Fonda

U procesu kancelarijskog rada u federalnim organima izvršne vlasti stvara se dokumentarni fond koji se sastoji od dokumenata formiranih u odgovarajućem periodu. Njihova lista se razvija i koordinira sa Državnom agencijom u oblasti arhivskih poslova.

Stvaranje dokumentarnog fonda vrši nadležna služba formiranjem nomenklature predmeta, njihovom registracijom, čuvanjem, računovodstvom i prenošenjem u arhivu. Rad sa nomenklaturom se odvija u sledećem redosledu:

1. Kompilacija na osnovu slučajeva podjela Izvršnog državnog tijela. Nazivi podjela su nazivi odgovarajućih odjeljaka.
2. Odobrenje glavne stručne komisije izvršnog organa, kao i njegovog rukovodioca tokom godine, stupanje na snagu od početka naredne godine.
3. Jednom svakih 5 godina koordinacija sa stručnom komisijom arhivskog odjela, gdje se fajlovi prenose na trajno čuvanje.
4. Koordinacija sa stručnom komisijom arhive prilikom promjene strukture i oblasti aktivnosti izvršne vlasti vladine agencije.

Izdavanje predmeta

Slučajevi se formiraju u skladu sa njihovom nomenklaturom i poštivanjem pravila sistematizacije dokumentacije, njihovog grupisanja za privremeno skladištenje (do deset godina ili više) ili stalnog tipa. Prije prijenosa dosijea u arhivu na čuvanje ili uništavanje, prema pravilima vođenja evidencije u saveznim organima izvršne vlasti, oni se čuvaju u odjeljenju na mjestu njihovog nastanka.

Slučajevi se mogu izdati zaposlenima na privremeno korišćenje. Period određuje šef izvršne strukture. Nakon navedenog perioda, treba ih vratiti u arhivu. Ako je zahtjev primljen od drugih državnih agencija, oni se izdaju uz dozvolu šefa izvršne državne agencije ili njegovog zamjenika, čija nadležnost uključuje rješavanje takvih pitanja.

U nekim slučajevima, uz dozvolu rukovodioca, dokumenti se mogu povući iz datoteka za trajno čuvanje. Istovremeno se pravi kopija koja se ovjerava u skladu sa utvrđenom procedurom i sastavlja akt o razlozima izdavanja.

Slučajevi se prenose u rokovima utvrđenim pravilima. U slučaju stalnog ili privremenog skladištenja dužeg od deset godina, oni se prenose najranije godinu dana i najkasnije 3 godine od datuma upotrebe ili skladištenja u nadležnim odeljenjima. Fajlovi se prenose u arhivu u skladu sa inventarom i osobljem. Ali fajlovi privremenog skladištenja do deset godina ne prenose se u arhivu, već se uništavaju. Popis se sastavlja na osnovu nomenklature predmeta.

Formiranje nomenklature, popisa, njihovu registraciju i uništavanje slučajeva privremenog skladištenja utvrđuje državna agencija.

Elektronski dokumenti

U državnim organima izvršne vlasti, pored standarda, upravljanje dokumentima se vrši u elektronskom formatu. Takvi dokumenti potpisuju se elektronskim digitalnim potpisima, koji se primjenjuju na osnovu Zakona" o elektronskom digitalnom potpisu " Br. 1-FZ.

Prijem i slanje takvih dokumenata vrši služba Izvršne kancelarije. Nakon prijema ovi dokumenti, usluga provjerava elektronski digitalni potpis za autentičnost. Kada se prenose elektronski dokumenti koji su predati na razmatranje upravi, kao i kada se šalju odjeljenjima i izvođačima, prenose se i podaci o registraciji. Kada razmatranje i odobravanje oni, tehnike za potvrđivanje radnji elektronskim dokumentima mogu se koristiti kada se ne primjenjuje odgovarajući potpis.

Računovodstvo se vrši u elektronski sistem za upravljanje dokumentima, u kojoj se elektronski dokument smatra jedinicom. Izvršeni dokumenti se sistematizuju u slučajeve, prema nomenklaturi. Kada se kompajlira, ukazuje se da se slučaj vodi u elektronskom formatu.

Čuvanje i uništavanje elektronske dokumentacije

Nakon završne faze kancelarijskog rada u federalnim organima izvršne vlasti (za izvršenje dokumenata), oni se čuvaju na period koji je predviđen za slične papirne dokumente. Nakon isteka roka, oni su podložni uništenju. Ovaj proces se sprovodi na osnovu akta šefa izvršne državne agencije.

Koje informacije treba navesti prilikom računovodstva?

Sljedeće informacije se koriste za brzu pretragu i računovodstvo elektronskih dokumenata:

• Podaci o primaocu i primaocu.
• Informacije o zvaničniku koji je potpisao.
• Vrsta elektronskog dokumenta.
• Datum i broj.
• Datum prijema i registracijski broj.
• Link do odlaznog broja i datuma.
• Ime teksta.
• Index.
• Prosljeđivanje Informacija.
• Broj listova.
• Broj kanala.
• Upute za izvršenje.
• Informacije o izvođaču.
• Oznaka povjerljivosti.

Zaključak

Činovnički rad u izvršnoj vlasti trenutno se obavlja na osnovu relevantnih usvojenih pravila Od strane vlade zemlje. Prema njihovim riječima, dokumenti su dolazni, odlazni i interni. Svaki od njih je sastavljen u skladu sa utvrđeni principi na obrascima listova određenog formata ili u obliku elektronskih dokumenata, i ima sve potrebne informacije dovoljne za brzu identifikaciju, računovodstvo i pretragu.