Tok dokumenata je... Koncept i vrste tokova dokumenata

Članak objašnjava koncepte kao što su dolazna i odlazna dokumentacija, tok dokumenata i njegova struktura, tok dokumenata, njegov način i cikličnost, unutrašnji i eksterni dokumentacija. Načini raspodjele potrebne informacije i čuvanje u aktuelnim poslovima i arhivama tokom kancelarijskog rada.

Vrste tokova dokumenata

U našem informatičkom dobu nemoguće je zamisliti rad bilo koje strukture proizvodnje, potrošnje, regulacije ili distribucije bez dokumentacije. Rad sa dokumentacijom u današnjem informativnom papiru i elektronskom bumu postaje sve teži. , mijenjaju se mediji informacija, mijenjaju se ljudi koji ih obrađuju, mijenja se pravno polje korištenja informacija. Koncept i struktura toka dokumenata se također mijenjaju.

Dokument kao jedinica toka dokumenata

Dokument je informacija zabilježena u obliku bilo kojeg materijalnog objekta. Dokument može biti fotografija, video, audio zapis, a da ne spominjemo papirne medije i datoteke. Ali dokument postaje dokument samo ako ima niz neophodnih zahtjeva. Ovi zahtjevi se nazivaju rekviziti i obavezne su karakteristike utvrđene zakonom ili propisima za određene vrste dokumenata. Za registraciju organizacionih i administrativnih dokumenata, na primjer, postoji GOST R 7.0.97-2016. Jedan od najvažnijih detalja je datum dokumenta (ponekad čak i vrijeme).

Šta je tok dokumenata

Tok dokumenata je kretanje dokumenata između tačaka kreiranja informacija, tačaka obrade informacija, tačaka skladištenja informacija i direktnih korisnika informacija. Tokovi dokumenata uvelike se razlikuju po vrsti dokumenata i njihovom sadržaju, načinu i cikličnosti, metodama kretanja itd..

Tokovi dokumenata u organizaciji (što znači i preduzeća) podijeljeni su na dolazne i odlazne u smjeru. Svaka vrsta toka mora biti odvojena jedna od druge kako bi se izbjegle greške i zabuna u radu sa dokumentima.

Dolazni tok dokumenata sastoji se od dokumenata koji organizaciji dolaze poštom, e-poštom, namjerno donesenih (od strane kurira). Dokumenti na ulazu moraju se sortirati, nepotrebni ukloniti u smeće. Potrebne ili eventualno potrebne dokumente treba evidentirati u dnevnicima (papirnim ili elektronskim) sa naznakom datuma prijema, naziva dokumenta i njegovih detalja (datum dokumenta, ime pošiljaoca itd.e.), podjela organizacije kojoj je dokument poslan.

Odlazni tok dokumenata sastoji se od dokumenata kreiranih i izvršenih ili obrađenih u organizaciji. Svim odlaznim dokumentima mora se dodijeliti redni broj, provjeravaju se na prisustvo potrebnih detalja i njihovu ispravnost, moraju se evidentirati u dnevnicima s datumom (u pravilu je to datum potpisivanja dokumenta), odlaznim broj i šifra jedinice koja je pripremila dokument.

Ako je nemoguće odmah obraditi tok dokumenata( njegov nagli porast), potrebno je povećati broj zaposlenih koji obrađuju dokumente kako bi se izbjegle greške i kašnjenja, koja su često veoma skupa za organizaciju.

Vrste tokova dokumenata mogu biti veoma drugačije, sve zavisi od vrste aktivnosti organizacije i njenih načina rada.

Za velike organizacije i preduzeća, pravilno strukturiran tok dokumenata jednako je važan kao i protok materijala ili proizvedenih proizvoda. Čak se i tehnološki procesi dokumentacije razvijaju i primjenjuju za velike tokove dokumenata .

Koncept eksternih i internih tokova dokumenata

Pored dolaznih i odlaznih informacija u organizaciji, moguće je razlikovati unutrašnje, t.e. informacije kreirane i korištene samo unutar same organizacije. Ove informacije mogu imati određeni stepen tajnosti i možda neće biti javno dostupne čak ni unutar jednog odjela. Razmjena pisama između odjela iste organizacije obično se ne prihvaća. Za dokumentarnu komunikaciju koriste se takozvani dopisi (dopisi, objašnjenja, potvrde) koje potpisuju šefovi odjela. Pored dopisa, u organizaciji funkcionišu nalozi, uputstva, reference, tehnička dokumentacija i druga dokumentacija.

Iz ovih razloga, Interni tok dokumenata treba jasno regulisati tako da tajne informacije ne padaju na javna pristupna mjesta, čak ni u obliku izvoda ili dijelova. Stoga interne informacije nemaju za cilj da idu izvan organizacije, a ponekad i izvan granica jednog odjela. U ovom slučaju, takve informacije se prenose iz odjeljenja u odjeljenje samo uz dozvolu šefa odjeljenja i nužno se evidentiraju tokom prijenosa (čak i u arhivu organizacije) u posebnim časopisima koji ukazuju na primaoca i potvrđuju njegova ovlaštenja za primanje (pristup za rad sa dokumentima).

Parametri Toka Dokumenata

Tok dokumenata je složen sistem koji karakterišu sledeći parametri:

• sadržaj (ili koje funkcije obavlja);
• struktura;
• režim i cikličnost;
• bretonski;
• volume;
• ostalo.

Sadržaj ili funkcija

Ovaj parametar toka dokumenata je lista sastava dokumenata koje koristi organizacija i sastava informacija sadržanih u tim dokumentima. Ova vrijednost je konstantna za mali broj organizacija, vrstu aktivnosti koje su veoma specifičan je i konstantan u vremenu (obično su to sudovi, arhive, registri itd. . neproizvodne organizacije). Za većinu organizacija, posebno proizvodnih, tok dokumenata je nestalna vrijednost, mijenja se ovisno o različitim promjenama: vrsta aktivnosti, o partnerima, tehnologijama, materijalima, zakonskim aktima i drugim zahtjevima promjene proizvodnje i privremenih promjena.

Struktura toka dokumenata

Koncept i struktura toka dokumenata mogu se opisati znakovima pomoću kojih je data klasifikacija dokumenata i njihovo indeksiranje, čitav sistem orijentacije formira se u referentnom aparatu dokumenata organizacije. Obično takva struktura odgovara vrsti i svrsi toka dokumenata.

Režim i cikličnost

Ovi parametri određuju promjene u opterećenju prijema informacija tokom vremena. Ovo je, na primjer, naglo povećanje obima rada sa ličnim dosijeima kandidata obrazovne ustanove tokom prijemne kampanje ili sa dokumentima učenika tokom sesija i diplomiranja.

Takve promjene povezane su sa unutrašnjim ritmovima rada organizacije i obično su prilično predvidljive i planirane.

Promjene u smjeru tokova dokumenata

Ove promjene se odnose na sadržaj rada jedinice za obradu informacija. To su razlike u načinima registracije dokumenata, načinima praćenja rokova za izvršenje dokumenata, načinima upoznavanja s njima, a posebno u odobravanju i odobravanju različitih dokumenata. Na promjenu pravaca tokova dokumenata će uticati i interne promjene u strukturi i bretonski aktivnosti organizacija.

Obim toka dokumenata

Obim toka dokumenata je broj dokumenata (i originala i kopija), koji se može izraziti kao broj samih dokumenata, kao i broj listova, znakova, broj izvođača i osoba sa kojima dokument je dogovoren. Na primer, broj partnerskih organizacija sa kojima treba da se dogovorite o ugovoru ili sa kojima treba da ga potpišete.

Obim toka dokumenata organizacije uključuje ukupan broj dokumenata u svim tokovima.

Unapređenje rada sa tokovima dokumenata u organizaciji

Da bi se poboljšao ovaj rad, potrebno je proučiti cijeli proces papirologije, uspostaviti jasne preporuke koje proces čine tehnološki kompetentnim: ukloniti dupliranje tokom rada sa dokumentima isključite odobrenje dokumenta od strane odjela koji nisu povezani s njim. Što je veći protok dokumenata, to je opterećeniji aparat za upravljanje organizacijom, ili barem većina njega.

Jedna od glavnih tačaka unapređenja rada osoblja sa dokumentima je nivo njihove stručne osposobljenosti u svim fazama toka dokumenata, optimalno opterećenje osoblja, jasna regulacija rada sa dokumentom u svakom odeljenju.

Regulacija i standardizacija sa velikim tokovima dokumenata omogućavaju korišćenje mehanizacije i automatizacije kancelarijskog rada, smanjenje broja zaposlenih koji rade sa dokumentima na optimalan broj.

Nažalost, informacije o obimu tokova dokumenata obično se potcjenjuju, što je posljedica nesavršenih računovodstvenih metoda.

Glavni zahtjevi modernosti za tok dokumenata

1. Regularnost. Svako zagušenje ili neuspjeh u toku informacija u ljudskoj aktivnosti dovodi do poremećaja cijelog sistema u cjelini. Povećanje obima dokumenata mora se uzeti u obzir i planirati unaprijed.
2. Upravljivost. Tokovima informacija se može i treba upravljati. Sistem upravljanja kancelarijama ne samo da treba da bude stabilan, već i fleksibilan na poslu; osoblje treba da bude univerzalno obučeno za sve kancelarijske operacije.
3. Kontinuirano unapređenje efikasnosti upravljanja dokumentima usled racionalizacije, mehanizacije i automatizacije rada.
4. Redovna kompilacija i ažuriranje ruta i tehnoloških karata kretanja dokumenata sa naznakama rokova, izvođača,.itd.
5. . Standardizacija dokumenata, načini njihove obrade, pravilno arhiviranje, označavanje mjesta skladištenja za svaki dokument ubrzavaju potragu za dokumentima i rad s njima.