Elektronski arhivi su... Koncept, vrste i metode skladištenja informacija

U svijetu se dešava mnogo stvari. Informacije se primaju i prenose. Ali veoma je važno da se informacije sačuvaju. Pisanje na papiru prvi je način pamćenja informacija. Postoje arhive od davnina. Zahvaljujući njima poznato je toliko činjenica iz istorije proteklih godina. U savremenom svijetu uobičajeno je ostavljati informacije za upotrebu u računar ili na elektronskom mediju. Takvo čuvanje odvija se putem posebnih dokumenata. Nazvani elektronski arhivi. Dalje, razmotrimo princip njihove organizacije, pravila upotrebe i varijante.

Koncept

Dakle, Arhiva se naziva strukturnom organizacijom koja čuva, upotpunjuje i vodi evidenciju određene dokumentacije. Ovo mogu biti informacije o pojedincu ili instituciji.

Elektronska arhiva je sistem za skladištenje informacija koji vam omogućava automatizaciju i poboljšanje radnih procesa preduzeća. To su računovodstvena, tehnička, kadrovska i bilo koja druga dokumentacija. , potraga za potrebnim papirom je pojednostavljena i oslobađa se velika količina prostora. Razmotrimo za šta je arhiva.

Potreba za arhivom

Za koje svrhe je potrebno kreirati elektronsku arhivu dokumenata organizacije:

• Za čuvanje važnih informacija. Pravilno konfigurisan sistem pouzdano štiti informacije. Takođe je isključena mogućnost gubitka tokom transporta, prenosa ili požara.
• Proces traženja željenog dokumenta sa načinom automatske pretrage značajno se ubrzava. Vrijeme za traženje bilo koje informacije je smanjeno.
• Garantuje kontrolu pristupa, sigurnost dokumenta, a takođe ne dozvoljava njegovu neovlašćenu modifikaciju. Prava na korištenje mogu biti ograničena, što vam omogućava da kontrolišete sve radnje.
• Sva dokumentacija je sistematizovana.
• Za preduzeće se razvijaju standardi, klasifikacija dokumenata, kao i naručivanje. Mogućnost kreiranja jedinstvene baze podataka za bilo koji nivo organizacije. Isplativo rješenje za veliku kompaniju.
• Praktično. Samo upravljajte bilo kojim dokumentom. Jednostavan za pristup.

Radnje elektronskog arhivskog sistema

Glavne radnje elektronske arhive:

1. Spremanje dokumentacije.
2. Registracija.
3. Pružanje potrebnih podataka.
4. Mogućnost korištenja informacija, kao i njihovo uređivanje po vlastitom nahođenju.
5. Upravljanje informacijama po potrebi.
6. Sposobnost rada sa dokumentima u timu.

Dodajmo još nekoliko značajnih funkcija arhive:

• Uvođenje potrebnog dokumenta i njegovo očuvanje.
• Jednostavno traženje i pregledavanje.
• Mogućnost štampanja.
• Jednostavan i brz način da pronađete pravi dokument.
• Nemogućnost brisanja.
• Dozvoljeno je da se ograniči pristup dokumentima.
• Sigurnosna kopija i spremanje su mogući.
• Funkcija pregleda istorije stvaranja, primitka promjena izvršenih u dokumentu.
• Integracija sa postojećim sistemima.

Faze stvaranja

Potrebno je uzeti u obzir kako je kreirana elektronska arhiva. Faze njegovog formiranja su sljedeće:

• Analizirajte aktivnosti kompanije. Konfigurirajte sistem tako da pokriva sve radne procese.
• Razviti pravila za korištenje sistema. Postavi prioritet programi.
• Dajte mogućnost dopunjavanja. Optimizirajte postojeće informacije.
• Dokumenti moraju biti skenirani ili konvertovani u elektronski oblik.
• Zatim treba da unesete nove podatke, registrujete se i uspostavite vezu sa drugim objektima.

Formiranje Arhiva

Za unos podataka u elektronsku arhivu potrebno je:

• Identifikujte odeljenja čije informacije zahtevaju prenos i čuvanje u arhivi.
• Odredite sastav slučajeva.
• Izvršite sve faze prenosa informacija u skladište.

Prva faza čuvanja informacija u elektronskoj arhivi uključuje sljedeće korake:

• Konverzija u željeni format.
• Prilaganje dodatnih datoteka: Certifikati, elektronski potpisi, aplikacije.
• Navođenje indeksa predmeta, broja stranica, naslova, datuma.
• Kreiranje popisa.

Podaci, kao i na papiru, moraju biti provjereni. Pregled na elektronskom mediju se vrši uzimajući u obzir:

• Autentičnost.
• Dostupnost digitalnog potpisa.

Podaci se moraju obraditi i reproducirati bez posebnih software. Funkcija skladištenja mora biti konfigurisana najmanje 10 godina.

Podsistemi Arhiva

Treba napomenuti od čega se sastoji elektronski sistem. Hardverski dio uključuje:

• Sistemski Server.
• Radne stanice.
• Mrežne opreme.

Rad podsistema ne može se jasno razlikovati.

Karakteristične funkcije podsistema:

• Unos skeniranih dokumenata, obrada, prevođenje dokumentacije u elektronski oblik.
• Inicijalno uvođenje dokumenata kreiranih u elektronskom obliku.
• Dugoročno čuvanje dokumentacije.
• Aplikacije Za Upravljanje Hardverom.
• Obrada skeniranih dokumenata.

Kako olakšati čuvanje i razmjenu informacija u preduzeću

Organizacija elektronske arhive omogućava kompaniji da optimizuje aktivnosti kompanije. Trebalo bi da uključuje ne samo računovodstvenu i ekonomsku dokumentaciju, kao i programe koji se otvaraju:

• Zvučne datoteke.
• Video.
• Slika.
• Govorna pošta.

Postoji regulatorni i metodološki okvir koji reguliše rad sa Arhivom na zakonodavnom nivou:

• Zavoda za dokumentaciju i Arhivska Pitanja objavljeno "preporuke za nabavku, računovodstvo i organizaciju skladištenja elektronskih dokumenata u arhivi organizacija".
• Naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31.03.526 odobrena "pravila za organizaciju skladištenja, nabavke, računovodstva i upotrebe dokumenata arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državni organi, , lokalne samouprave i organizacije".

Varieties

Postoje sljedeće vrste elektronskih Arhiva:

• Arhivsko vođenje evidencije je neophodno za preduzeća.
• Finansijska i ekonomska dokumentacija - za računovodstvo i plaćanja.
• Projektna dokumentacija.
• Regulatorni dokumenti-standardi, autorska prava, regulatorni okvir.
• Tehnička dokumentacija.
• Pravni dokumenti, ugovori.
• Kadrovska dokumentacija. Ugovori o radu, lični dosijei, nalozi, nalozi unutar kompanije.
• Projektna dokumentacija. Crteži.

Elektronske arhive su prilika za čuvanje informacija. Kako optimizirati ovaj proces, razgovarat ćemo dalje.

Čuvanje podataka u arhivi

Da bi se garantovala sigurnost informacija, potrebno je voditi računa o tome u fazi razvoja sistema. Za čuvanje elektronske arhive potrebno je:

• Stvoriti bolje uslove za sadržaj medija.
• Uspostaviti šemu za postavljanje informacija u arhivu.
• Redovno pratite dostupnost objekata i uslove njihovog skladištenja.
• Provjerite status medija.
• Kreirajte sigurnosne kopije.
• Razviti sistem za prevođenje i prepisivanje informacija na modernije medije.
• Pratite izgled virusnih programa za sprečavanje neovlaštenog pristupa.

Ispunjavanje ovih uslova zaštitit će i sačuvati vaše podatke.

Arhivski Programi

Elektronski arhivi su programi za čuvanje dokumenti koje treba optimizirati za operaciju određenog preduzeća. Dodajte neke funkcije, uklonite neke. Obrasci tabela, obrasci uzoraka mogu se dodati i prilagoditi.

Elektronska arhiva je program koji neophodno je za rad sa GOST standardima, SNIP-ima, standardima, utvrđenim pravilima i zahtjevima.

Omogućava vam da lako pronađete potreban dokument iz prethodnih godina.

Program uključuje:

• Elektronsko upravljanje dokumentima.
• Čuvanje dokumenata koji su trenutno na snazi.
• Kreiranje linkova do mrežnih foldera.
• Spremanje skeniranih dokumenata i slika.
• Mogućnost registracije dokumenata.
• Izvezi u Excel.
• Podešavanje datuma prilikom kreiranja i postavljanja dokumenata.
• Jednostavna i jednostavna potraga za potrebnim dokumentom po odabranom parametru.
• Uspostavljanje veza između dokumenata.
• Kompilacija istorije izdavanja dokumenata zaposlenima.
• Rad sa dokumentima preko lokalne mreže.
• Upotreba različitih boja prilikom dijeljenja dokumenata po statusima ili kategorijama.
• Mogućnost razlikovanja prava pristupa određenim dokumentima.

Email Arhiva

Razmotrite pozitivne aspekte arhive e-pošte:

• Dolazne poruke su naručene.
• Lako je pronaći potrebno pismo.
• Garancija sigurnosti primljenih informacija.
• Optimizacija procesa upravljanja kancelarijama.
• Sigurnosna kopija vam omogućava da sigurno pohranite informacije u slučaju slučajnog brisanja.
• Čuvaju se poruke već otpuštenih zaposlenih. Može se koristiti za razjašnjavanje unutrašnjih sukoba.

Poznato je da se podaci iz arhive e-pošte mogu koristiti na sudu.

Ako pošaljete e-mail na e-mail adresu sajta, on će biti automatski kopiran na adresu vlasnika sajta. Na ovaj način možete pogledati arhivu adresa e-pošte primljenih poruka ili poslanih.

Nekoliko savjeta za arhiviranje poruke e-pošte:

• E-poruke treba čuvati na serveru e-pošte.
• Ako ne postoji funkcija arhiviranja, slovo se može sačuvati kao dokument, a zatim arhivirati.
• Poželjno je kreirati poseban folder za arhivu.
• Potez potrebno je za kretanje informacije koje želite da sačuvate.
• Možete podesiti automatsko arhiviranje za određenu vrstu informacija.
• Arhiviranje će pomoći da se sačuva Datum, događaj.
• Trebali biste koristiti funkciju brze pretrage potrebnog pisma u arhivi.

Arhiviranje e-poštom omogućava blagovremeno pražnjenje poštanskog sandučeta za primanje novih informacija ili važnije. Mapama se može pristupiti samo s računara na kojem su arhivirane.

Državni Arhiv

Državna elektronska arhiva čuva jedinstvenu bazu podataka naučnih referentnih aparata i povezuje se sa njihovim elektronskim slikama.

Elektronska arhiva omogućila je stvaranje čitaonice sa terminalnim mašinama. Ranije su se informacije morale tražiti sedmicama i mjesecima, ali sada je to samo nekoliko minuta ili sekundi.

Zahvaljujući računarskoj tehnologiji, glavna arhiva je pretvorena u elektronski oblik. Popis dokumenta lako se prevodi u pravi dokument.

Informacije-sistem za pretragu Državnog arhiva je predstavljen u sljedećem obliku:

• Registracijske kartice arhivskih poslova.
• Slika elektronskih zaliha.
• Elektronska sigurnosna kopija arhivskih fondova.

Elektronska arhiva regiona obavlja sljedeće zadatke:

• Omogućava pristup digitalizovanim dokumentima i njihovu sigurnost.
• Stvara elektronske kopije papirnih dokumenata.
• Pruža optimiziranu automatsku potragu za potrebnim informacijama.
• Ima udaljeni pristup dokumentima za skladištenje.

Načini čuvanja informacija

Pogledajmo, at how digitalne informacije se trenutno čuvaju:

• Snimljeni su na optičkim diskovima. Nedostatak je što je količina informacija ograničena. Neki uređaji ne čitaju. Postoji mogućnost mehaničkog oštećenja i gubitka informacija.
• Snimanje na USB fleš disk, Memorijska kartica. Postoje i ograničenja u količini informacija. Veoma svestrano u povezivanju sa računarima. Zaštićen od mehaničkih oštećenja.

• Pisanje na tvrdi magnetni disk. Pogodno i praktično, ali uređaji se mogu pregrijati. Oni sadrže veoma velika količina informacija.
• Kreiranje automatskih rezervnih kopija. Arhiviranje i čuvanje informacija na hard disk.

Postoji li pravna snaga u elektronskom dokumentu

Želeo bih da se zadržim na Pravnom značaju elektronskih dokumenata. Nijanse su sljedeće. Elektronski digitalni potpis (EDS). potrebno je samo ako je dostupno, dokument ima pravnu snagu.

Da biste izdali EDS, potrebno je da kontaktirate Centar za sertifikaciju sa licencom za izdavanje takvih dokumenata. Tamo možete dobiti ključni certifikat.

Postupak za čuvanje elektronskih dokumenata:

• Neophodno je obezbijediti zaštitu od neovlaštenog pristupa i ispravki.
• Svi zainteresovani treba da imaju pristup.
• Neophodno je zadržati sposobnost potvrđivanja autentičnosti elektronskog dokumenta tokom perioda zadržavanja.
• Trebalo bi biti moguće obezbijediti kopiju dokumenta na papiru.

Elektronska arhiva dokumenata u svakoj državi ima svoje standarde i metode vođenja ovakvog toka dokumenata.