Resorna arhiva: svrha, struktura, načini pripreme dokumenata i rokovi čuvanja

Resorna Arhiva obavlja važan zadatak, čuva dokumente u skladu sa zakonom utvrđenim rokom. Zaposleni u ustanovi u svakom trenutku mogu preuzeti potreban papir na posao sa njim. , Službenici dovode stvari u red u ovoj strukturnoj jedinici, pravilno popunjavaju i sortiraju izjave i potvrde, stvaraju odgovarajuće uslove da institucije pružaju informativnu podršku. Kada za to dođe vrijeme, resorna arhiva će se prenijeti na viši organ. Nepotrebni dokumenti biće otpisani za uništavanje prema zaključku stručne komisije.

Glavni repozitoriji državnih vrijednosnih papira

Jedna organizacija je u mogućnosti da čuva samo sopstvene papire. U roku od jedne godine formiraju se spisi predmeta, veliki broj različitih platnih listova, Certifikati, uprkos kompjuterizaciji proizvodnje, papirni mediji još nisu otkazani. Resorna Arhiva vam omogućava da u određenom trenutku očistite teritoriju računovodstva, kadrovskog odjela od nepotrebne dokumentacije.

U svakom trenutku, zaposlenom ili nadzornom organu može biti potrebno. Referentni podaci će potvrditi radno iskustvo, izvod će dokazati pravnu činjenicu građanskom ili arbitražnom sudu, ako iznenada dođe do spora između subjekata. Zaposleni će morati da kontaktira resornu arhivu ako papiri nisu premešteni u drugu zgradu zbog perioda skladištenja. Nakon sortiranja, kada se pokaže da dokument i dalje može biti koristan, oni se popunjavaju i šalju na dalje očuvanje.

Skladišta za važne papire podijeljena su po statusu:

• Certifikati vrsta aktivnosti podaci o kompaniji pohranjeni u arhivi Centralne podružnice ministara;
• dokumentacija koja pripada centralnom uredu i njegovim podređenim organizacijama povjerena je vlastitom spremištu;
• odgovorne informacije, isti tip profesionalna aktivnost, odražavajući finansijske tokove i promet, šalje se arhivisti Ujedinjenog Arhiva;
• završena dokumentacija za nekoliko industrija čuva se u zajedničkoj međuresornoj arhivi.

Svaka fascikla službenika odražava vrijeme njenog otvaranja i završetka upotrebe papira. Zaposleni u ovom odjelu kontroliraju tok dokumenata. Oni su odgovorni za postupak popunjavanja odjelne arhive povjerljive dokumentacije, status i sadržaj predmeta proizvodnje.

Pripremna faza

Za arhivsko čuvanje neophodna je pravilna priprema faktura i zahtjeva-završna faza u kancelarijskom radu ustanove. Specijalisti će morati pažljivo raditi na stvaranju procedure za popunjavanje resorne arhive povjerljive dokumentacije.

Moramo proći kroz procese:

1. Evaluacija tekstova od strane stručnjaka iz naučne i praktične primjene.
2. Izgledi direktorija.
3. Opisi izvora da biste saznali koliko za čuvanje u stalnom ili dugoročne perspektive.
4. Oprema prostorija za dobro održavanje certifikata;
5. Transferi nakon pripreme dokumenata za skladištenje u arhivu odjeljenja.

Dokumentarni paket treba shvatiti kao skup mjera koje nisu u suprotnosti sa zakonskim odredbama.

Karakteristične karakteristike procesa

U trenutku klasifikacije prikupljaju se radovi za prenos iz strukturne jedinice u podređenu organizaciju. Da bi se to uradilo, profil ustanove se određuje prema standardnim odredbama, odnosno koje dokumente ona čuva i čuva:

• prikupljeni prema trenutnoj evidenciji, koji su završili upotrebu u periodu aktivnosti kompanije, ali su potrebni za trajno održavanje;
• radovi koji se koriste u radu zaposlenih, period boravka u organizaciji ograničen je na 10 godina;
• Certifikati osoblja koji odražavaju kadrovske podatke;
• informacije o osoblju bivših lica koja posluju u preduzeću, organizacijama nakon likvidacije koje su bile podređene ovom ministarstvu.;
• pojedinačni podaci o brojkama iz različitih oblasti-nauke, umetnosti i njihovim sredstvima prikupljenim tokom aktivnosti u ovoj kompaniji.

Karakteristike popunjavanja resorne arhive omogućavaju vam da sačuvate vrijedne dokumente u štampanim publikacijama, naučnim dostignućima, referentnim knjigama i standardima.

Arhivirajte zadatke i funkcije

Klasifikacija dokumentarnih filmova sastoji se od radnji:

• dokumentarni prijem;
• godišnji ispiti;
• prijava za dalje skladištenje.

In glavne funkcije resorna Arhiva uključuje čuvanje dokumenata koje obezbjeđuje:

• sa stvorenim uslovima;
• poboljšanje režima temperature i vlažnosti u prostorijama;
• sprovođenje mjera u skladu sa sanitarnim zahtjevima;
• računovodstvena organizacija;
• Provjera dostupnosti dokumenata;
• dezinfekcija slučajeva;
• restauracija;
• priprema za državno skladištenje.

Postupak korišćenja podataka sastoji se od postupka informisanja menadžmenta i zaposlenih o sadržaju arhive, izdavanja potrebnih informacija na zahtev.

Arhivisti resorne arhive obavljaju sljedeće zadatke:

1. Centralni gradski uredi pružaju pomoć u pitanjima nomenklature.
2. Učestvujte u stručnom radu.
3. Provjeravaju koliko su dobro sastavljeni dokumenti.
4. Kontrolirajte radnje u podređenim kompanijama.

Koncept "Arhiva odjela" kao komponenta arhivskih fondova ne bi trebalo da budu uključeni u glavni sistem, to je izvor za popunjavanje više državne strukture.

Podjela arhiva u grupe

Repozitoriji koji se nalaze na teritoriji države klasifikuju se prema kriterijumima, to su arhive:

• određeno preduzeće;
• ;
• industrije je neophodno.;
• zajednički odjel i Međuresorna.

Ako uzmemo u obzir federalne arhive odjela za provođenje zakona, primjeri ukazuju na sljedeće strukture:

1. TSAMO čuva dokumentaciju Ministarstva odbrane;
2. Centralna Federalna služba sigurnosti - Federalna služba sigurnosti zemlje ovdje čuva tajne papire;
3. CAVV - ovo odjeljenje sadrži dokumente Ministarstva unutrašnjih poslova.

Arhiva se može naći u predsjedničkoj rezidenciji ili u bilo kojem subjektu Ruske Federacije u obliku matičnog ureda.

Kako pravilno organizovati rad?

Kancelarijski rad u preduzeću jednom počinje od nule. Ako nije kreiran, to znači da je potrebno obnoviti faze, obaviti organizacioni rad. Arhivista početnik mora se pozvati na standarde i metodološke priručnike, koji bi trebali postati referentne knjige zaposlenika. Prije svega, potrebna vam je zasebna soba opremljena u skladu sa regulatornim zahtjevima.

Čuvanje dokumenata u resornoj arhivi, organizacija, malog obima, odvija se u kancelariji službenika, u posebnom kabinetu. Njegov zaposlenik ga zaključava ključem i zatvara. Specijalista vrši reviziju dokumentarne kompozicije i izrađuje organizacioni akcioni plan, otvara računovodstvene dnevnike. Radove za obradu i sortiranje za uništavanje potrebno je klasifikovati prema uslovima čuvanja dokumenata u odjeljenskim arhivama.

Arhivar sortira dokumente prema sljedećim kriterijima:

• stalna memorija;
• kadrovska;
• 10-godišnji sadržaj;
• 3-godišnji radovi koji zahtevaju podnošenje u fascikle za tvrdi povez.

Za prijenos informacija na papiru u državni repozitorij, profesionalna analiza.

Zakonski propisi

Nije teško navesti regulatorne dokumente za resornu arhivu sa kojima će arhivar morati da radi, nema ih mnogo. 2004. godine odobren je Savezni zakon broj 125 o vođenju arhivskih poslova u Ruskoj Federaciji. Pravni akt obavezuje rukovodioce proizvodnje i budžetske organizacije voditi evidenciju dokumentacije formirane tokom aktivnosti. Da biste to učinili, nepotražene izjave, potvrde i računi moraju se evidentirati i na vrijeme prenijeti u posebnu jedinicu radi njihovog održavanja. Centralizovano skladištenje hartija od vrednosti nakon završetka njihove upotrebe kreira se na osnovu normativnih i metodoloških priručnika:

• GOST R 51141-98 otkriva odredbe o vođenju evidencije i arhivski posao sa terminima i definicijama;
• osnovna pravila za rad sa državnim arhivama i organizacijama;
• Pravilnik o državnom računovodstvu sa dokumentima u arhivskom fondu Ruske Federacije.

Referentni standardi pružaju informacije o vođenju arhivskih poslova u pravnom formatu, uzimajući u obzir iskustvo vodećih arhivista. Referentne knjige pružaju podatke o upotrebi savremenih tehnologija u organizaciji, daljem upravljanju i čuvanju dokumenata.

Početna faza

Izvori sticanja resornih Arhiva su proizvodni odjeli:

• ekonomski;
• kadrovska;
• računovodstvo;
• proizvodno-tehnički.

Rad arhiviste počinje upoznavanjem sa prihvaćenim stavom u vezi sa stvaranjem ove jedinice.

Ako ne postoji, potrebno je razviti usvajanjem sljedećih uputa:

• osnovne odredbe;
• po dokumentarnoj kompoziciji;
• zadaci i funkcije;
• organizaciona prava i režimi rada.

Dokumentarna evidencija se vodi u skladu sa principima na osnovu potpunosti informacija i pouzdanost činjenica.

Grafički oblik

Arhivar samostalno određuje oblik računovodstva pristiglih papira. Da biste to učinili, glava odobrava šemu i redoslijed fiksacije. Možda će to biti neka vrsta crteža, raspored za sprovođenje inspekcija po odjelima, primanje i otpis akumuliranih izjava koje su postale nepotrebne za upotrebu izjava. Računovodstveni dnevnici se koriste samo u uslužnom odjelu, ne izdaju se zaposlenima. Dokumentacija odjela prima se na osnovu akata koji odražavaju detaljan popis. Razlog za prijem fajla u arhivu može biti revizija ili dokumentarna provjera zaposlenog.

Stručna Komisija

Ovlašćenja arhivskog osoblja nisu uvijek dovoljna za uništavanje papira. Okupljaju grupu profesionalaca, morat će provesti istraživanje, proučiti dokumente za evaluaciju. Stručnjaci uzimaju normativne i metodološke informacije iz odredbi koje su od državnih arhivskih službi odobrili vodeći arhivisti zemlje. Oni vrše stručnu analizu prikupljenih sertifikata, koristeći karakteristike kao što su istoricizam, doslednost, integritet. Papir se proučava na osnovu izvora njegovog izgleda kako bi se saznali proizvodni fenomeni i odnosi. Razmotrite tekstove na osnovu veze sa ostatkom toka dokumenata. Stručni zadaci:

• identificirati i odabrati dokaze sa naučnom identifikacijom;
• odredite stepen vrijednosti izjave;
• prenos na državnu strukturu sa zaključkom.

Na osnovu standarda određuju se rokovi za sadržaj radova:

• dugoročno;
• kratkoročno;
• privremeno.

Stručnjak je u stanju utvrditi stanje papira i po potrebi početi obnavljati izgubljene dijelove. Specijalista će morati podići bazu kako bi popunio nedostajuće materijale iz drugih izvora. Takav posao obavlja stručna komisija koju imenuje i odobrava menadžment kompanije. Uključuje obrazovane stručnjake upućene u ovu oblast, kao i predstavnike regionalne arhivske službe. Glavni zadatak formirane grupe je utvrđivanje vrijednosti dokumenata dostavljenih na analizu:

• organizacione i administrativne-rezolucije , naredbe, odluke, protokoli;
• planirano;
• izvještavanje.

Komisija će morati odrediti dokumentarnu kompoziciju, koju treba ostaviti u organizacijama ili prenijeti na dalje čuvanje u glavnu kancelariju.

Pored arhivskih referentnih knjiga, stručnjaci koriste:

• tematska lista;
• podaci iz korespondencije za proizvodnju;
• ekstrakti o dokumentarnoj kompoziciji i sadržaju.

Prvi prijem izjava Popraćen je istorijskim karakteristikama donosioca fonda i Fonda. Slučajevi su opisani u referentnom aparatu sa dizajnom:

• Naslovna stranica;
• sadržaj;
• predgovor;
• skraćenice;
• tabele prevođenja;
• šifre;
• korisni linkovi.

Katalog sadrži informacije o dokumentarnom sadržaju, temi i temi. Dokumente postavljajte na numerisane police, police i ormare. Digitalna oznaka se koristi na arapskom jeziku, znakovi moraju biti jasni. To je potrebno redoslijedom topografije, u kojoj uočava se sljedeće:

• raspored za izdavanje predmeta na zahtjev;
• redovne provjere računovodstva, dostupnosti i stanja;
• dodjela vrijedne dokumentacije za stvaranje fonda osiguranja;
• fizička i hemijska sigurnost.

Pod kojim uslovima čuvaju informacije na papiru?

Čuvanje dokumenata treba da bude u optimalnim uslovima:

• prostorije su renovirane;
• sobe imaju opremu za gašenje požara i alarmni sistem;
• papiri su postavljeni na police, u sefove ili kutije.

Papiri se čuvaju pod sledećim uslovima:

• temperatura i vlažnost;
• light;
• sigurnost;
• sanitarno-higijenski.

Oni snimaju svaki folder u knjigovodstvena dokumentacija prema na utvrđeni obrazac, gdje bilježe detaljne informacije, počevši od prijema i završavajući odlaganjem iz arhive. Na zahtjev građana ili organizacija, arhivar pokreće neophodan slučaj da podnosiocu prijave dostavi arhivsku građu:

• Certifikati;
• raspakuj;
• Kopiraj.

Dostavljene informacije ovjerene su potpisom i pečatom, ako nema podataka, to se potvrđuje i u pisanoj formi. Prema zahtjevima, vode poseban računovodstveni dnevnik za potpunost informacija i unapređenje arhivske djelatnosti. Šta vam omogućava da:

• precizno organizovati upotrebu dokumentarnog filma;
• razviti punopravni sistem;
• efikasno koristiti dokumente po grupama i kategorijama;
• sprovesti marketinško istraživanje informacija.

Zahtjevi se distribuiraju po temama, društveno-pravnoj prirodi i ličnim poslovima kako bi se utvrdila najveća potražnja za podacima. Na osnovu toga se kreiraju zasebne referentne knjige koristeći kontinuitet vođenja evidencije i arhivskih službi. Pravilna procedura omogućava korišćenje dugoročnih informacija u različitim oblastima ljudske aktivnosti. Možda će biti potrebno dokazati nevinost kada je optužen za privredni zločin ili potvrditi umiješanost u naučno otkriće. Svi građani se obraćaju arhivi, ovi odjeli ne znaju razlike u statusu.