Računovodstveni dokumenti su... Koncept, pravila registracije i čuvanja računovodstvenih dokumenata. 402-fz "o računovodstvu". Član 9. Primarni računovodstveni dokumenti

Tačno izvršenje dokumentacije prilikom vođenja računovodstva vrlo je važno za proces formiranja računovodstvene informacije i utvrđivanje poreskih obaveza. Stoga je potrebno sa posebnom pažnjom postupati sa dokumentima.

Specijalisti računovodstvenih usluga, predstavnici malih preduzeća koja vode nezavisno računovodstvo trebaju znati glavne zahtjeve za stvaranje, registraciju, kretanje, skladištenje papira.

Koncept dokumenta

Regulatorni akti o računovodstvu ne otkrivaju koncept dokumenta. Stoga vrijedi koristiti definiciju koja je utvrđena GOST R ISO 15489-1-2007.

Računovodstveni dokumenti su identifikacioni podaci evidentirani na materijalnom mediju, kreirani, primljeni i čuvani od strane pojedinca ili organizacije kao dokaz prilikom potvrđivanja poslovnih aktivnosti ili zakonskih obaveza.

Primarni dokumenti su dokumenti koji sadrže početne podatke o procesima i operacijama. Ovo su računovodstveni dokumenti koji služe kao osnova za sprovođenje računovodstvenih transakcija.

Primarni računovodstveni dokumenti su dokumenti sa kojima se vrši registracija činjenica ekonomske aktivnosti. Ovaj koncept Saveznog zakona "o računovodstvu" regulisan je članom.

Glavni uslov koji se postavlja za njihovu kompilaciju je da ih treba sastaviti kada je činjenica ekonomske aktivnosti počinjena ili odmah nakon njenog završetka (ako postoji takva prilika).

Osnovni radovi

Primarni računovodstveni dokument mora se sastaviti u trenutku poslovne transakcije, a ako to nije moguće — odmah po završetku.

Glavni primarni dokumenti su:

1. Teretnica u obliku TORG-12.
2. RKO i PKO.
3. Knjigovodstvena referenca.
4. Unaprijed izvještaj.

Različiti primarni dokumenti

Nijedan regulatorni akt ne sadrži grupisanje i klasifikaciju računovodstvenih dokumenata. Mogu se razlikovati sljedeće vrste računovodstvenih dokumenata, to su dokumenti koji uzimaju u obzir:

1. Mjesta njihove kompilacije: vanjski i unutrašnji.
2. Korišćeni dokumentarni oblici: neunificirani (kreirani u skladu sa obrascima koje je organizacija samostalno razvila), objedinjeni (kreirani u skladu sa obrascima koji se nalaze u albumu objedinjenih obrazaca).
3. Vrste informacionih medija: elektronski i papirni.
4. Obim podataka: sažetak i primarni.
5. Vrsta obaveza, računovodstvena područja, imovina: računovodstvo gotovinskih transakcija, Računovodstvo za obračun i isplatu plata, Računovodstvo za MPZ, Računovodstvo za OS, ostalo slično.

Oblici primarne računovodstvene dokumentacije

Registracija računovodstvenih dokumenata u računovodstvu je, prije svega, korištenje objedinjenih i nezavisno razvijenih obrazaca. Upotreba mnogih objedinjenih od 2013. godine nije obavezna.

Sve primarne formulare mora odobriti šef organizacije. Sljedeće su trenutno obavezne za upotrebu:

1. Računovodstvo za usluge prevoza tereta (272-P Vlade).
2. Prema računovodstvu rada, njegovo plaćanje (1-P Goskomstat).
3. Prema računovodstvu gotovinskih transakcija (88-P Goskomstata, 3210-u banci Ruske Federacije).

, standardni obrazac je takođe predviđen za nalog za plaćanje. U procesu registracije objedinjenih obrazaca obavezno je popunjavanje računovodstvenih dokumenata, odnosno svih datih grafikona (redova. Ako bilo koja informacija nedostaje, crticu treba staviti u odgovarajuću kolonu.

Vrijedi napomenuti da se korištenje računovodstvenih dokumenata, koji trenutno nisu obavezni, i dalje koristi u organizacijama. Uzimajući u obzir interne potrebe preduzeća, ovi oblici se mogu finalizirati. Mogu se učiniti pogodnijim i pogodnijim za fiksiranje određenih ekonomskih radnji. Na primjer, možete odbiti korištenje rekvizita za štampanje i oznaka na prednjoj i zadnjoj strani.

Odobrenje primarnih računovodstvenih dokumenata

Organizacije su dužne da odobre korištene primarne obrasce (4 stav 1/2008-PBU). Važno je zapamtiti istovremeno da jednostavna veza sa albumom unified forms neće biti dovoljna.

U računovodstvenoj politici treba navesti specifične vrste dokumenata iz albuma koje će organizacija koristiti, kao i spisak osoba koje imaju pravo da potpišu primarne dokumente.

Obrasci se takođe mogu odobriti drugim lokalnim propisima. Na primjer, nalogom kojim se odobravaju oblici primarnih računovodstvenih dokumenata. Računovodstvena politika treba da sadrži link do takvog naloga.

Obavezni detalji računovodstvenih dokumenata

402-FZ reguliše zahtjeve za obavezne detalje primarnih računovodstvenih dokumenata. Ukupno ima sedam takvih detalja:

1. Datum pripreme dokumenta.
2. Njegovo ime.
3. Naziv privrednog subjekta koji je sastavio dokument.
4. Sadržaj činjenica ekonomske aktivnosti.
5. Vrijednost monetarnog ili prirodnog mjerenja (sa mjernim jedinicama).
6. Naziv radnih mjesta osoba odgovornih za transakciju.
7. Potpisi sa transkriptima odgovornih osoba.

Neki dokumenti koji nisu primarna dokumentacija mogu se koristiti kao takvi.

Ako organizacija odražava troškove najma, tada su takvi računovodstveni dokumenti akti i zakup. sporazumom 611 i 622 člana Građanskog zakonika utvrđeno je da se u takvom slučaju moraju sastaviti bilateralni akti prihvatanja i prenosa odgovornog predmeta. Ako uzmemo u obzir član 753 Građanskog zakonika, tada primarni dokumenti mogu biti akti jednostrane prirode.

Registracija dokumentacije u računovodstvu

Važno je uzeti u obzir posebne slučajeve sa kojima se često susrećemo prilikom izrade dokumentacije.

Odbijanje korištenja brtvi. Osnovna svrha pečata je ovjera potpisa koji je dostavila odgovorna osoba. Od 2015. godine preduzeća nisu dužna staviti pečat. Podaci o pečatu treba da budu prikazani u Statutu organizacije (82-FZ). Pečat je neophodan samo u slučajevima utvrđenim saveznim propisima.

Mora biti prisutan na sljedećim dokumentima: potvrde o dvostrukom skladištu, akti o nastanku nesreća na radu, dokumenti predati carinskim organima, punomoć koja vam omogućava da zastupate interese pravnog lica na sudovima.

Pečat nije obavezan uslov, ali njegovo prisustvo može biti predviđeno obrascem primarnog računovodstvenog dokumenta, koji odobrava rukovodilac privrednog subjekta.

Dokumenti sastavljeni u a strani jezik. Dokumenti se mogu prihvatiti za registraciju isključivo na ruskom jeziku. Ako je dokument napisan na drugom jeziku, tada mora postojati Prijevod Na Ruski i mora biti red po red. Ovjera prevoda nije potrebna, osim u slučajevima predviđenim Haškom Konvencijom:

1. Brojila bez rubalja u primarnim knjigovodstvenim dokumentima. Podaci o troškovima u računovodstvenim dokumentima mogu se odraziti u konvencionalnim jedinicama, u valuti, u rubljama.
2. .

402-FZ omogućava registraciju primarnih dokumenata od strane privrednih subjekata ne samo u papirnom, već i u elektronskom obliku.

Elektronski dokument mora sadržavati sve obavezne detalje utvrđene za računovodstvene dokumente, kao i elektronski potpis.

Elektronski potpisi dolaze u tri varijante-jednostavno, poboljšano nekvalifikovano, poboljšano kvalifikovano. Prema Ministarstvu finansija, bilo koji od ova tri potpisa može se koristiti.

, punomoć za potpisivanje primarnih računovodstvenih dokumenata

Zaposleni u organizaciji ima pravo potpisati ako je sastavljen jedan od sljedećih dokumenata:

1. Punomoć za potpis primarne (185-189 članova Građanskog zakonika).
2. Naručite s desne strane da napravite potpis.

U poređenju sa nalogom koji daje pravo potpisivanja, punomoć se može izdati i osobama koje nisu zaposleni u organizaciji. Po dogovoru strana, faksimil se može koristiti za potpisivanje primarnih dokumenata (član 160 Građanskog zakonika).

Raspored upravljanja dokumentima u računovodstvu

Raspored toka dokumenata podrazumijeva se kao opis, koji može imati oblik tabele ili dijagrama, procedura za kreiranje, premještanje, obradu, čuvanje računovodstvenih dokumenata. Raspored se može odobriti kao dodatak računovodstvenoj politici ili kao lokalni regulatorni akt. U drugom slučaju, računovodstvena politika treba da sadrži referencu na ovaj akt.

Raspored toka dokumenata mora nužno odražavati:

1. Uslovi tokom kojih se dokumenti izdaju, prenose, obrađuju, čuvaju.
2. Položaji osoba odgovornih za operacije odražene u rasporedu protoka dokumenata (105-P Ministarstva finansija).

Časopis za računovodstvo primarne dokumentacije

Vođenje takvog dnevnika više je pravilo racionalnog upravljanja dokumentima, a ne računovodstva. To je neophodno za Registracija računovodstvenih dokumenata - dolaznih i odlaznih primarnih dokumenata. Stručnjaci savjetuju da se sličan dnevnik vodi u slučajevima kada se računovodstvo vodi bez upotrebe specijalizovanih računovodstvenih programa.

Na primjer, kada se koristi 1C, dnevnik dokumentacije može se generirati i ispisati što je prije potrebno. Dakle, u registru dokumenata o prijemu biće prikazani dokumenti dobavljača, a u registru gotovinskih dokumenata dokumentacija na kasi preduzeća.

Računovodstvo, za razliku od poreskog računovodstva, omogućava odraz činjenica ekonomske aktivnosti u odsustvu primarnih računovodstvenih dokumenata, ali samo ako su ipak primljeni kasnije.

U ovom slučaju, činjenice ekonomske aktivnosti trebaju se odraziti u računovodstvu koristeći procijenjenu vrijednost. Kada dokument stigne, on nije obrnut. Potrebno je samo podesiti datum njegovog prijema.

Ovaj pristup je regulisan 21/2008-PBU, 119n-P Ministarstva finansija, AKPI16-443-R sunca.

Izuzetak od ovog postupka su dokumenti koji se odnose na posredničke transakcije. Posrednik je dužan prenijeti svu dokumentaciju. U slučajevima kada se izvještaj o obavljenoj transakciji sačinjava uz pretpostavku grešaka ili netačnosti, nalogodavac može imati pravo prigovora u roku od 30 dana od dana prijema (999, 1008 članova Građanskog zakonika).

Čuvanje i uništavanje računovodstvenih dokumenata

Redoslijed primarnog skladišta određuje 558-P Ministarstva kulture. Ukupan period čuvanja dokumentacije, u skladu sa 402-FZ "O računovodstvu", Član 9, je 5 godina. Rukovodilac preduzeća odgovoran je za organizaciju skladištenja dokumentacije.

Neki dokumenti se moraju čuvati na duži period:

1. O sticanju pokretne imovine-najmanje 10 godina.
2. Za transakcije nekretnina-neograničeno.
3. Izjave o plaćanju dividendi i putni Certifikati za poslovna putovanja u krajnjem sjevernom regionu – 75 godina.

Ako je period skladištenja internih računovodstvenih dokumenata istekao, oni se mogu uništiti. Odluku o mogućnosti uništenja treba donijeti stručna komisija koja se stvara svake godine ili djeluje trajno. Prema rezultatima aktivnosti takve komisije, mora se izraditi akt koji odražava spisak dokumenata koje treba uništiti.

Preduzeće može samostalno likvidirati dokumentaciju ili je prenijeti na a specijalizovana organizacija za ovu svrhu.

Odgovornost za primarno skladištenje

Kazne su predviđene za bruto kršenja računovodstvenih i finansijskih izvještajnih zahtjeva. Jedan od najgrubljih dokumenata je nepostojanje obaveznih primarnih računovodstvenih dokumenata, računovodstvenih registara, računovodstvenih izvještaja i revizorskog mišljenja privrednog subjekta.

Ako se otkriju takvi prekršaji, novčane kazne se izriču u sljedećim iznosima:

1. Zvaničnici-5-10 hiljada. ruble.
2. Ponovljeno kršenje zvaničnika – 10-20 hiljada. rubalja ili diskvalifikacija za 1-2 godine.