Utvrđivanje potrebe za osobljem: koncept, metode planiranja i načini za njegovo pokrivanje

Jedan od najvrednijih resursa svake kompanije je osoblje. Međutim, prilično je skup. Stoga je izuzetno važno odrediti broj zaposlenih, na kojem moguće je postići maksimalni ekonomski efekat uz najnižu cijenu. Za to se koriste posebne tehnike i pristupi. Utvrđivanje potrebe za osobljem jedan je od prioritetnih zadataka menadžmenta. O tome kako se ovaj proces izvodi biće reči dalje.

Vrste potreba za radnom snagom

Proces utvrđivanja potrebe za kadrovima je sistem strukturiranih sveobuhvatnih mjera. Njegov zadatak je postizanje specifičnih ciljeva za proizvodni proces. Ovo je prilično komplikovana procedura, jer je potrebno odrediti ne samo broj zaposlenih koji će obavljati potrebne zadatke, već i stvoriti najefikasniji proizvodni sistem. Stoga se i osoblje bira u skladu sa svojim kvalifikacijama, iskustvom. Po potrebi obuka.

U organizaciji, planiranje treba da utiče na nekoliko različitih oblasti razvoja. U ovom slučaju, proces planiranja u oblasti ljudskih resursa biće što efikasniji.

Postoje različiti pristupi i metode za utvrđivanje potrebe za osobljem. Najčešće su podijeljeni u 2 glavne vrste:

• Obećavajuće. Ovaj pristup se takođe naziva strateškim. Vezano je za budućnost organizacije. Potreba za osobljem u ovom slučaju utvrđuje se u skladu sa izabranim tokom aktivnosti organizacije. Istovremeno, dugoročno se ne izračunava samo Broj radnih resursa, već i nivo kvalifikacije zaposlenih.
• Situaciono. Takvo planiranje omogućava proizvodnju sa potrebnom količinom resursa u bliskoj budućnosti. Ovim pristupom pažnja se poklanja fluktuaciji osoblja, kao i pokazateljima broja godišnjih odmora, bolovanja, porodiljskih i dugoročnih odmora, smanjenja itd. proučavaju se.

Procedura planiranja se sprovodi kontinuirano u različitim vremenskim periodima. Dakle, slična procedura može biti:

• Kratkoročno - do 12 mjeseci.
• Srednjoročno - od 1 godine do 5 godina.
• Dugoročno-više od 5 godina.

Takođe, iskusni menadžeri određuju kvalitativnu i kvantitativnu potrebu za osobljem. U drugom slučaju možete postaviti tačan broj zaposlenih u kompaniji. Kvalitativnom procjenom utvrđuje se potreba za osobljem određene kvalifikacije.

Kvantitativna potreba

Definicija kvalitativnih i kvantitativnih potreba osoblja značajno se razlikuje. Planiranje se vrši u oba smera. Prilikom određivanja kvantitativnih pokazatelja bira se metoda kojom se može izračunati optimalni broj zaposlenih u državi. Određivanje ove vrijednosti vrši se u određenom vremenskom okviru.

Kvantitativna potreba za osobljem utvrđuje se pomoću nekoliko osnovnih indikatora:

• Spisak broj zaposlenih. Ovo je broj zaposlenih na listi za određeni datum. Istovremeno, broj zaposlenih koji su otišli i stigao na dan analize uzima se u obzir.
• Broj izlaznosti. Broj zaposlenih koji su zaposleni u kompaniji i koji na ovaj dan moraju doći na posao radi obavljanja svojih radnih obaveza. Ako pronađete razliku između prosječnog broja i izlaznosti, dobit ćete pokazatelj cjelodnevnog zastoja zbog odmora, službenog putovanja, bolesti zaposlenih.
• Prosečan broj zaposlenih. Za praćenje broja osoblja za određeni period koristi se ovaj indikator. Koristi se za Izračunavanje prosječnih plata, produktivnosti rada, koeficijenata prometa, fluktuacije osoblja itd. . Ako treba da pronađete prosečan broj zaposlenih za mesec ili neki drugi period, zbraja se broj liste za svaki dan, podeljen sa brojem dana. Istovremeno se uzimaju u obzir vikendi i praznici. Ako trebate odrediti prosjek za godinu, zbrojite prosječan broj zaposlenih za svaki mjesec. Rezultat je podijeljen sa 12.

U cilju utvrđivanja prikazanih indikatora, lista i sastav izlaznosti se evidentiraju na lokaciji proizvodnje. Istovremeno, izvor informacija su naređenja o Uslovi korišćenja i otkaz sa radnog mjesta, na premještanju, zamjeni, privremenom odsustvu zaposlenika iz valjanog razloga itd. .

Za izračunavanje broja zaposlenih na određeni datum koriste se različite metode za utvrđivanje potrebe za osobljem:

1. Metoda intenziteta rada. Uključuje korištenje informacija o vremenu procesa rada.
2. Metode obračuna. Koriste podatke o standardima usluga, radnim mjestima, standardima broja i upravljivosti.
3. Stohastičke tehnike. Omogućava vam da odredite numeričke karakteristike koristeći korelacionu ili regresionu analizu.
4. Metoda stručnih procjena. Uključuje jednostavne ili proširene (pojedinačne, višestruke) proračune.

Indikatori kvaliteta

Utvrđivanje kvalitativne potrebe za osobljem karakterišu značajne poteškoće. Analitičar mora u toku takve studije utvrditi ne samo broj osoblja, već i stepen profesionalnosti, kvalifikacije zaposlenih koji su potrebni organizaciji.

Poteškoća leži u činjenici da trenutno ne postoji jedinstven sistem za utvrđivanje kvaliteta rada, potencijala zaposlenih. Postoji samo osnovna lista karakteristika i kvaliteta, koji određuju stepen kvalifikacije, vještine zaposlenog:

• Ekonomski. Utvrdite složenost posla koji obavlja zaposlenik, njegove kvalifikacije, uslove rada, radni staž i pripadnost industriji.
• Lično. Prisutnost određenih vještina, discipline, efikasnosti, savjesnog obavljanja svojih dužnosti, kreativnost i kreativnost.
• Organizaciono-tehnički. Tehnička opremljenost rada, njegova atraktivnost, nivo organizacije proizvodne tehnologije, racionalizacija.
• Socio-kulturni. Društveni aktivizam, kolektivizam, moralni i opšti kulturni razvoj.

Utvrđivanje potrebe za osobljem organizacije po kvalitativnim osnovama zasniva se na sljedećim podacima:

• Organizaciona struktura.
• Podjela zaposlenih po stepenu stručne kvalifikacije (navedeno u proizvodno-tehničkoj dokumentaciji).
• Zahtjevi za radna mjesta.
• Tabela osoblja strukturnih odjela kompanije.
• Regulacija organizacionih i upravljačkih procesa.

Za svaku kvalitativnu osobinu utvrđuje se potreba za brojem osoblja. Ukupan broj zaposlenih potrebnih za pravilno funkcionisanje organizacije utvrđuje se sumiranjem rezultata za svaki kriterijum. U tu svrhu izrađuju se sljedeći organizacioni dokumenti:

• Sistemski ciljevi, na osnovu kojih se gradi organizaciona struktura kompanije.
• Općenito organizaciona struktura preduzeća i njegovih odjela.
• Tabela osoblja.
• Opisi poslova. Takođe se koriste u izračunavanju složenosti funkcija glavnog i višeg osoblja.

Faktori koji utiču na potrebu za radnim resursima

Postoje određeni faktori koji utiču na procese planiranja osoblja i utvrđivanja potrebe za osobljem.

Mogu biti direktni ili indirektni, unutrašnji ili eksterni. Sljedeći faktori imaju najveći utjecaj:

• Uslovi tržišta rada. Definisani su sa nekoliko karakteristika. Uslovi uključuju demografsku situaciju, nezaposlenost, kvalitet obrazovanja, ponudu i potražnju za radnom snagom u različitim industrijama, uključivanje službe za zapošljavanje u obuku specijalista.
• Tehnološke inovacije. Aktivan napredak u savremenom svijetu dovodi do pojednostavljenja ljudskog rada, mijenja njegov sadržaj. To zahtijeva pravovremenu prekvalifikaciju za kvalifikovane stručnjake.
• Promjene u oblasti zakonodavstva. Ovaj faktor je teško predvidjeti. Ovo se odnosi na zakonodavstvo u oblasti zaštite rada i zapošljavanja.
• Pristup zapošljavanju takmičara. Organizacija mora stalno pratiti i proučavati metode i pristupe za rad sa kadrovima takmičara. Na osnovu ovih informacija prilagođava se vlastita kadrovska politika organizacije.
• Ciljevi kompanije. Oni mogu biti kratkoročni ili dugoročni i podliježu zajedničkoj strategiji.
• Finansiranje. Svaka organizacija ima određene finansijske mogućnosti. Na osnovu toga se bira i kadrovska politika organizacije.
• Potencijal ljudskih resursa. Ovo je osnova za uspjeh marketinškog plana. Ako kadrovska služba preduzeća može uzeti u obzir zonu razvoja, mogućnosti osoblja, to vam omogućava da zatvorite slobodna radna mjesta koja se pojavljuju na vrijeme.

Faze rada

Postoji nekoliko glavnih faza utvrđivanja potrebe za osobljem. Najčešće se u toku obavljanja takvog zadatka razlikuju tri glavna procesa.

U prvoj fazi kompanija analizira vlastite resurse. Ovo je neophodno kako bi se utvrdilo da li je moguće u budućnosti samostalno zadovoljiti takve potrebe. At istovremeno, profit i promet kompanije su važni pokazatelji. Trebalo bi imati dovoljno sredstava za plaćanje rada zaposlenih.

Zatim se u drugoj fazi vrši analiza potreba za kadrovima u proteklom periodu. , donosi se zaključak o svrsishodnosti i efikasnosti korišćenja radnih resursa. Analitičar identifikuje slabosti ovog procesa. Razvija se dugoročni plan koji vam omogućava da u potpunosti eliminišete ili minimizirate negativan uticaj ograničavajućih faktora.

U trećoj fazi donosi se odluka o konkretnim akcijama u oblasti kadrovske politike u ovom trenutku. Ovo uzima u obzir opšte ciljevi i zadaci Organizacije. Odluke se donose o zadržavanju i smanjenju određenih zaposlenih. Nakon analize utvrđivanja potrebe za kadrovima, može se donijeti nekoliko odluka:

• smanjenje broja zaposlenih;
• privlačenje osoblja spolja;
• obuka i prekvalifikacija kadrova.

Štaviše, ove radnje se mogu izvoditi istovremeno. Zavisi od situacije koja se razvila u organizaciji.

Metode za određivanje potrebe

Utvrđivanje potrebe preduzeća za osobljem vrši se u skladu sa određenim metodama.

Postoji nekoliko popularnih tehnika:

1. Fotografisanje radnog dana. Ovo je efikasna, ali vrlo dugotrajna metoda. Za zaposlenog je definisan niz odgovornosti. Tokom njihovog izvršenja, vrijeme se bilježi. Ovaj pristup vam omogućava da prepoznate nepotrebne radnje. U nekim slučajevima donosi se odluka o potrebi rada određenog zaposlenika u općem proizvodnom procesu ili upražnjenom radnom mjestu kao takvom. Možda će biti potrebno za male količine posla da kombinuju dve jedinice osoblja u jednu.
2. Obračun prema standardima usluga. Određeni pokazatelji učinka postavljeni su za svakog zaposlenog na osnovu različitih standarda i pravila. Imajući informacije o dnevnoj stopi proizvodnje, menadžeri mogu izračunati potrebu za osobljem za određeni vremenski period.
3. Stručne procjene. Ovo je jedna od najpopularnijih metoda. Koristi se u različitim kompanijama. Mišljenje menadžera je odlučujuće za utvrđivanje potrebe za kadrovima. Ali u istovremeno menadžeri treba da karakteriše visok nivo obučenosti i profesionalizma. Važno je imati jasno razumijevanje razvoja ove industrije u budućnosti.
4. Ekstrapolacija. Na osnovu trenutnih podataka, predviđa se dugoročno. Ovo uzima u obzir moguće promjene. To može biti porast cijena, planirane akcije države u ovoj industriji, njen razvoj u budućnosti itd. . Ovaj pristup se primenjuje ako su unutrašnji i eksterni uslovi rada organizacije stabilni. U našoj zemlji se može koristiti samo za kratkoročno planiranje.
5. Izgradnja modela računara. Šefovi odjela prenose informacije na osnovu kojih se gradi Računarska prognoza potreba radne snage organizacije za datu perspektivu. Ovo je relativno nova metoda, tako da još nije uspio steći značajnu distribuciju. To zahtijeva značajne finansijske troškove, kao i uključivanje odgovarajućih stručnjaka. Tehnika je pogodnija za velika preduzeća.

Formule za izračunavanje

Utvrđivanje potrebe za osobljem vrši se posebnim proračunima.

Prije odabira formule potrebno je utvrditi čemu je kompanija sklonija u procesu vođenja svoje kadrovske politike:

• Za povećanje obima proizvodnje, što zahtijeva uključivanje dodatnog osoblja.
• Za smanjenje broja proizvodnih proizvoda, što dovodi do oslobađanja radnih resursa.
• Obim proizvodnje se ne planira mijenjati. Potreba za osobljem određena je prirodnim kretanjem osoblja u slučaju otkaza, uredbe, dostizanja starosne granice za odlazak u penziju itd. .

Stoga se u odjelima za planiranje preduzeća vrši obračun i opravdanost rasta proizvodnje. Za povećanje produktivnost rada svi faktori se uzimaju u obzir. Za određivanje planiranog broja zaposlenih koristi se formula:

Nsp = Nsp * i + OI,

gdje je Nsp prosječan planirani broj osoblja u planiranom periodu, Nsp je broj osoblja u proteklom (baznom) periodu i indeks promjena obima proizvodnje u budućnosti, OI je ukupna promjena broja osoblja u baznom periodu.

Prosečan broj zaposlenih

Utvrđivanje potrebe za osobljem može se sprovesti prema drugoj formuli. Prosječan broj zaposlenih možete odrediti na sljedeći način:

HR = Hr * Kss,

gdje je Hr Broj prosječnog osoblja, Hr je broj zaposlenih potrebno za završite zadatak tokom jedne smjene, Kss je koeficijent prosječnog osoblja.

Načini za pokrivanje potrebe

Kada se utvrdi potreba za radnim resursima, navode se načini za njihovo pokrivanje:

• Vanjski. U ovom slučaju pažnja se poklanja diplomcima specijalizovanih obrazovnih institucija, centrima za prekvalifikaciju kadrova, kao i prijedlozima agencija za zapošljavanje, otvorenog tržišta rada.
• Unutrašnje. Osoblje kompanije prolazi kroz prekvalifikaciju, usavršavajući svoje kvalifikacije. Da biste to učinili , profesionalni razvoj se obavlja napolje za mogućnost rasta karijere. Ovaj pristup smanjuje fluktuaciju osoblja.

Broj osoblja za podršku

Utvrđivanje potrebe za pomoćnim osobljem također se provodi prema jednostavnoj formuli:

Chsvr = Crm * RS * Kss,

gdje je Chsvr broj registrovanih pomoćnih osoblja, Crm je broj poslova za pomoćni zaposleni, RS – Broj radnih smjena u jednom danu.