Opis posla administratora kancelarije: dužnosti, funkcije i prava

U većini javnih institucija, prva osoba koju sretnete, jedva imajući vremena da pređe prag, je administrator. Ovi stručnjaci su angažovani u hotelima, kozmetički saloni, , restorani i, naravno, kancelarijski objekti. Dodijeljene su im velike odgovornosti, počevši od komunikacije s gostima i partnerima i završavajući obradom dokumentacije.

Karakteristike

Vrijedi reći da je administrator vrlo svestrana profesija koja može uključivati svestrane odgovornosti. Prednost za početnike je ta što ne zahtijeva nikakvo dubinsko znanje u određenoj oblasti.

Potencijalni poslodavci više pažnje posvećuju ličnim kvalitetama. Potencijalni kandidat za mjesto administratora ureda trebao bi biti umjereno društven, biti sposoban uspostaviti kontakte s različitim ljudima, kompetentno izraziti vlastite misli. Takođe prednost će biti prisustvo interesovanja za izabrano polje aktivnosti i sposobnost da se pokaže otpornost na stres. Poslednji kvalitet će sigurno biti koristan budućem administratoru. Moraće da komunicira sa ogromnim brojem posetilaca, među kojima će sigurno biti oprečnih. Međutim, čak i u takvim situacijama administrator bi trebao biti u mogućnosti da ostane ljubazan.

Vrijedi napomenuti da, ovisno o politici zapošljavanja kompanije, mogu postojati zahtjevi za visoko obrazovanje, sposobnost rada sa uredskom opremom itd..

Raspored rada na ovoj poziciji obično je određen načinom rada ustanove, jer je administrator taj koji je otvara ujutro, a zatvara uveče. Međutim, kada radite danonoćno, sastavlja se raspored smjena za zaposlene. U pravilu, uredi ne rade u ovom načinu rada.

Također vrijedi obraćanje pažnje na činjenicu da su administrator i kancelarijski menadžer različite profesije. Menadžer kancelarije zapravo upravlja drugim zaposlenima. Administrator, za razliku od njega, ne obavlja ovu funkciju. On obavlja samo svoje funkcije, ako je potrebno u interakciji sa drugim kancelarijskim osobljem.

Glavne odgovornosti

Kancelarijski administrator, dok je na radnom mjestu, mora obavljati znatan broj zadataka koje mu je dodijelila uprava. Hajde da ih ukratko navedemo.

• Prijem i naknadna distribucija telefonskih poziva. Tokom pregovora administrator mora evidentirati podatke i proslijediti ih zaposlenima. Ako je potrebno, poziv treba proslijediti drugom odjeljenju.
• Dužnosti administratora kancelarije uključuju klauzulu prema kojoj zaposleni mora pružiti početne konsultacije potencijalnim klijentima.
• Potreba za obradom dolazne i odlazne dokumentacije.
• Postavljanje oglasa za upražnjena radna mjesta na specijalizovanim portalima i u agencijama za zapošljavanje. Takođe, dužnosti administratora kancelarije uključuju vođenje početnih intervjua sa potencijalnim kandidatima.
• Kupovina kancelarijskog materijala, kao i potrošnog materijala, neophodno za osigurajte nesmetan rad kancelarijske opreme.

Pored gore navedenih dužnosti, kancelarijski administrator Zapravo stalno komunicira s ljudima. To su i potencijalni kupci i sadašnji zaposleni u kompaniji. , upravo ovaj stručnjak ima odgovornosti vezane za zakazivanje zaposlenih.

Prava

Broj prava, za razliku od dužnosti, znatno je manji. Dakle, šta dozvoljavaju uputstva administratora kancelarije?

• Djelovati u ime kompanije, zastupajući njene interese u saradnji sa drugim preduzećima.
• Za interakciju sa drugim zaposlenima u okviru dodeljenih ovlašćenja.
• Podnesite na razmatranje prijedloge za poboljšanje organizacije.

Funkcije Administratora Ureda

Dok je na radnom mjestu, ovaj specijalista mora obavljati znatan broj zadataka koji su mu dodijeljeni:

• Priprema ureda.
• Održavanje reda.
• Služba za korisnike.
• Telefonska usluga.

Zapravo, broj funkcija može biti veći. Zavisi od liste radnih obaveza administratora kancelarije u određenoj instituciji.

Priprema ureda

Obavljanje dodijeljenih funkcija u pravilu započinje pripremom za novi radni dan. Dolaskom na svoje radno mjesto administrator provjerava rad kancelarijske opreme, dostupnost potrošnog materijala i kancelarijskog materijala. Dalje, specijalista treba da se upozna sa spiskom posetilaca i stvori uslove za njihov sastanak.

Održavanje reda

Administrator ne bi trebao biti direktno uključen u čišćenje i druge aktivnosti za održavanje reda u uredu. Međutim, među njegovim dužnostima je i potreba za koordinacijom rada uslužnog osoblja. Trebao bi napraviti raspored čišćenja, kao i naznačiti njegovo trajanje.

Služba za korisnike

Dužnosti administratora se takođe sastoje u dogovaranju sa posetiocima o vremenu posete, koordinaciji sa rukovodiocem. Raspored posjeta treba da bude sastavljen na način da nema preklapanja i da niko ne mora gubiti vrijeme na čekanje. Pored toga, administrator mora upoznati posjetioce. , on je taj koji stvara prvi utisak.

Telefonska usluga

Ova funkcija je dodijeljena administratoru kako bi se menadžer oslobodio pregovora i ne odvratio od toka posla. Zaposleni može samostalno riješiti neka pitanja ili zakazati sastanak sa posjetiocem u skladu sa rasporedom menadžera. Prilikom obavljanja ovih funkcija, zaposleni mora nužno poštovati povjerljivost, ne otkrivajući strancima informacije koje su mu dostupne.

Primjer

Opis posla administratora kancelarije može uključivati različite stavke u zavisnosti od zahteva određene organizacije. Međutim, u njemu će se po pravilu propisivati standardni uslovi koji se uzimaju kao uzorak.

• Opšte odredbe.
• Kvalifikacioni uslovi. Po pravilu, srednje specijalno obrazovanje je dovoljno za potencijalnog administratora. Iskustvo će nesumnjivo biti prednost.
• Odgovornosti. Nijedan opis posla nije potpun bez ove stavke.
• Prava. Administrator, na primjer, ima pravo davati prijedloge za poboljšanje aktivnosti kompanije.
• Dodatne odredbe koje mogu uključivati stavke koje nisu obuhvaćene drugim odjeljcima.

Uobičajeno je da se novom zaposleniku dostavi opis posla za upoznavanje, čiju činjenicu mora potvrditi vlastitim potpisom.

Workplace

Priručnik o zaštiti na radu za administratora ureda nameće neke zahtjeve u pogledu uslova rada. Na primer, radno mesto treba da bude locirano na takav način da je pogodno za zaposlenog da obavlja svoje dužnosti. Po pravilu se nalazi pored kancelarije menadžera i omogućava vam da posmatrate druge zaposlene.

Treba shvatiti da prilikom obavljanja dužnosti administrator, kao i drugi zaposleni, često moraju koristiti kancelarijsku opremu. Zato ga treba postaviti na takav način da bude dostupan za kratkoročni rad.

Jedan od važnih zadataka koji nije jasno naveden u opisu posla administratora je djelovanje kao veza između neposrednog rukovodioca i podređenih. Stoga zaposleni treba da pokuša da stvori povoljno okruženje i uspostavi kontakte sa drugim stručnjacima. Važno je ne samo pravilno prenijeti upute glave, već i biti u stanju kontrolirati tačnost njihove implementacije.

Iz tog razloga, važan faktor u postizanju uspjeha na ovoj poziciji je sposobnost uspostavljanja kontakata s drugima. Ovo se odnosi i na menadžere i na podređene. Što se tiče ličnih kvaliteta, među njima se smatra da su organizacija i tolerancija na stres veoma važni, koji vam omogućavaju da vodite druge zaposlene i ostanete mirni čak i kada komunicirate sa konfliktnim posetiocima.