Šta je primarna dokumentacija u računovodstvu? Definicija, vrste, karakteristike i zahtjevi za popunjavanje

Računovodstvo bilo kojeg preduzeća bavi se primarnim izvještavanjem. Lista primarne dokumentacije u računovodstvu uključuje nekoliko obaveznih papira. Svaka od njih povezana je sa fazama poslovnog procesa. Ako zaposleni u organizaciji nisu angažovani na održavanju primarne dokumentacije u "1C: Računovodstvo", kompanija čeka opipljive sankcije.

Šta je to??

Računovodstvo primarne dokumentacije u računovodstvu je prioritetni zadatak. Sve aktivnosti koje se obavljaju u ovom pravcu regulisane su Saveznim zakonom "O računovodstvu". Dakle, u prvom paragrafu devetog poglavlja kaže se da se svaka pravilno izvedena i ovjerena od strane upravljačkog dokumenta koji odražava različite epizode ekonomske aktivnosti kompanije može pripisati primarnoj dokumentaciji. Usput, ove epizode se zovu:

• primanje novca za robu ili usluge koje pruža kompanija;
• prenos sredstava za primljenu robu.

Dakle, pored obavezne liste primarne dokumentacije u računovodstvu, postoji i dodatna. Obično se sastavlja na zahtjev menadžmenta kompanije. I u njega unose obrasce koji imaju informacije o kompenzacijama koje nemaju finansijsku osnovu.

Karakteristike rada sa primarnom dokumentacijom u računovodstvu

Prvo što biste trebali obratite pažnju, da li su to svi oblici "su primarni" mora biti povezan sa prenosom sredstava. Stoga nije potrebno na ovu listu uključiti punomoć za primanje dokumenata.

Čuvanje ove vrste hartija od vrijednosti vrši se najmanje pet godina od datuma potpisivanja. Tokom poreskih revizija, inspektor zahtijeva primarnu dokumentaciju na period od jedne do tri godine. Tako se radovi sa dužim rokom mogu poslati u arhivu na čuvanje. Nakon pet godina mogu se potpuno zbrinuti. Uništenje "od primarnih" provodi se u skladu sa internim Statutom kompanije i zakonodavstvom zemlje. Ova procedura je prilično komplikovana i oduzima mnogo vremena. Stoga mnoga preduzeća čuvaju "primarni" sve dok postoji mjesto u računovodstvu. Rok za čuvanje radova u arhivi u Rusiji nije ograničen.

Lista

Da bismo razumjeli koja je primarna dokumentacija u računovodstvu, potrebno je znati koje vrste dokumenata uključuje. . Treba podsjetiti da je riječ o papirima vezanim za kretanje sredstava. Evo popisa onoga što je uključeno u primarnu dokumentaciju u računovodstvu:

1. Ugovor.
2. Faktura za plaćanje.
3. Novčani i robni računi.
4. Strogi obrasci za izvještavanje.
5. Djela.
6. Fakture.

Detaljnije informacije o svakom od ovih primarnih dokumenata date su u sljedećim paragrafima.

Ugovor

Ova stavka izaziva mnogo kontroverzi među zaposlenima u računovodstvu. Činjenica je da primarnu dokumentaciju u računovodstvu u svakom slučaju treba voditi, ali ugovori se ponekad dogovaraju sa advokatima ili čak u kadrovskom odjelu. Ali postoji i druga strana medalje. Na kraju krajeva, ugovor je taj osnova za obavljanje transakcije vezane za kretanje novčanog toka.

_ime računa:

Ovaj obrazac se odnosi na primarnu dokumentaciju u računovodstvu. Svaki učesnik u poslovnom procesu zna šta je faktura. Zapravo, ovaj dokument je osnova za prijenos sredstava za primljenu robu ili usluge. Ako jedna od strana prihvati račun, to znači da prešutno pristaje na obavljanje transakcije. Takođe može sadržavati informacije o ranije postignutom sporazumu. U fakturi nisu upisani samo ovi podaci, već i postupak vraćanja sredstava u slučaju ove potrebe.

Teretnica

Ovaj rad je jedan od najsjajnijih predstavnika primarne dokumentacije u računovodstvu. Činjenica je da je u njemu naznačen Potpuni spisak robe koja se šalje kupcu. U ovom slučaju govorimo i o gotovim proizvodima i o sirovinama. Teretnica je sastavljena u neograničenom broju primjeraka. Ova tačka nema jasnu regulativu i zapravo se zasniva samo na tome koliko strana treba ovakav dokument. To jest, što više učesnika u transakciji, toliko kopija treba pružiti. Vrijedi zapamtiti da su važeći samo oni obrasci sa potpisom odgovorne osobe. Pečat ili pečat nisu potrebni u ovoj situaciji.

Potvrda o prihvatanju

Obradom primarne dokumentacije u računovodstvu bave se obični zaposlenici ovog odjela. Najčešće primaju potvrde o završenim radovima (usluge) kao prateći dokument. , Ovaj papir, , as njegovo ime implicira, sastavlja se posle pružanje usluga ili performanse posla. Akt o prihvatanju i prenosu potpisan bilateralno smatra se valjanim. Postoje slučajevi kada jedna od ugovornih strana odbije da odobri dokument. U ovoj situaciji, obrazac se može samo ovjeriti po jednoj strani, , ali pod uslovom da su posmatrači prisutni prilikom potpisivanja. Pored osnovnih informacija, čin prihvatanja i prenosa može uključivati podatke razjašnjavajuće ili razjašnjene prirode. U pravilu se unose u posebno formiranu tabelu. Što se tiče nišana, uvijek je dobrodošao, ali ako nema utiska, to ne poništava papir. Vrijedi napomenuti da prilikom vođenja primarne dokumentacije u računovodstvu, akt koji odražava kretanje operativnog sistema kompanije također treba pripisati listi primarnih dokumenata.

Izjava o poravnanju

Ova vrsta primarne dokumentacije odražava novčani tok između preduzeća i njegovih zaposlenih. Pored glavnog iznosa za naknadu, , uključuje sve bonuse i naknade. Potvrđivač izjave u ovoj situaciji je glavni računovođa zajedno sa šefom preduzeća. Da bi dokument bio važeći i stupio na snagu, potrebno ga je potpisati pečatom. Ako se to ne učini, obrazac se može smatrati nevažećim. Vrijedi napomenuti da u dva gore predstavljena dokumenta ovaj pečat nije obavezan.

Novčani dokumenti

Ova lista uključuje sljedeće obrasce:

• nalog za prijem,
• nalog za troškove,
• blagajna knjiga.

Ova primarna dokumentacija sadrži najpotpunije informacije što se tiče novčanog toka. Novčani nalozi podijeljeni su u nekoliko vrsta. Dakle, najčešće se u radu računovodstva koriste KO-1, KO-2 i KO-4. Oni odražavaju sve činjenice iz ekonomskog života organizacije. Tako su tokom poreske kontrole inspektori najizbirljiviji prema njima. Pored ovih tipova, postoje oblici KO-3 i KO-5. Treći je registar gotovinskih naloga, a peti uzima u obzir kretanje gotovine u preduzeću. Inspektori po pravilu obraćaju mnogo manje pažnje na ove vrste primarne dokumentacije. Što se tiče njihovog skladištenja i registracije, ovi procesi se odvijaju u skladu sa opštim postupkom.

Razdvajanje u zavisnosti od faze transakcije

Svaka transakcija podijeljena je u tri faze. I svaki od njih odgovara određenoj dokumentaciji.

Prvo, strane se uvijek slažu oko uslova transakcije. U ovom trenutku zaključuju ugovor i izdaju fakture za plaćanje. Nakon toga, jedna od strana daje doprinos na zahtjev. I kao potvrdu toga, platilac je dužan da pruži prateće radove. Ako su sredstva poslana sa tekućeg računa, mora se predočiti izvod. Ako se uplata vrši gotovinom, potvrda se vrši davanjem novčanih primanja, strogih obrazaca za izvještavanje ili računa. Završna faza svake transakcije je pružanje plaćene robe ili usluga. Ovaj trenutak se mora potvrditi po činu završenog Radovi (Usluge) ili teretnica, ako govorimo o raznim vrstama proizvoda.

Zahtjevi za punjenje

Za pravilno upravljanje dokumentima nije dovoljno samo znati koja je primarna dokumentacija u računovodstvu. Važno je uzeti u obzir osnovne zahtjeve za njegovo popunjavanje. Prvo, svaki oblik treba da ima svoje ime. Takođe, sastavljač dokumenta dužan je navesti datum formiranja ovog izvještaja i naziv kompanije. Preduzeće znači dobavljač, izvođač ili kupac. Bankovni podaci, inicijali službenika i naziv operacije takođe su prikazani u posebnim kolonama primarne dokumentacije u računovodstvu. Svi znaju kako se zove operacija, ali vrijedi zapamtiti da se ova vrijednost nužno mora izraziti u kvantitativnom obliku. Poslednji trenutak izrade ovakvih papira je potpis i pečat odgovornih lica.

Pravljenje izmjena

Kada rade sa velikim brojem dokumenata, zaposleni često griješe. Potrebno ih je ispraviti u skladu sa pravilima utvrđenim zakonom. Postoje dve vrste izmjena:

1. Za strogo izvještavanje. Ako je potrebno malo uređivanje obrasca, tada je odgovorna osoba dužna tankom linijom precrtati netačnu liniju i na njoj naznačiti tačan unos. Za potvrdu autentičnosti napravljenih izmjena potrebno je pisati na papiru "Da vjerujem ispravljenom" i ovjeriti obrazac potpisom i pečatom službenog lica. Ako se dokument ne može ispraviti tačku po tačku, tada je odgovorna osoba dužna precrtati pogrešno nacrtani obrazac iz ugla u ugao tankom crvenom linijom. Oznaka takođe treba biti napisana "Otkazano". Nakon stvaranja tačne instance, zabranjeno je uništiti pogrešnu.
2. Za nestrogu dokumentaciju. U ovom slučaju, oštećeni obrazac se uništava i kreira se papir sa tačno navedenim informacijama.

Vrijedi znati da precrtavanje treba obaviti samo vrlo tankom linijom. Ako zaposleni precrtava tekst na način da postane nečitljiv, ovo je veoma gruba greška.